ネットショップの運営を効率的に!在庫管理の方法まとめ

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小さなアクセサリから衣類まで、幅広いジャンルの商品を自由に販売できるネットショップ。

始めたばかりの頃は在庫数や負担も小さくて済みますが、売り上げの増加やショップ規模の拡大により、しだいに在庫の保管方法に悩んでしまうオーナーさんは多いのではないでしょうか?

 

オーナー様の中でしっかりとした在庫管理の方法が確立できていないと、宣伝やキャンペーンなど在庫管理以外の運営業務に影響が出てしまうので、在庫の管理方法は早めに決めておく必要があります。

 

そこで今回の記事では『運営業務を効率的にするために在庫管理の方法を確立する』をテーマに、在庫管理を「自分」もしくは「外部へ委託」して行う場合のメリット・デメリットを比較していきます。

 

  • 増えていく在庫の保管方法をどうするか悩んでいる
  • 管理しやすい在庫の保管の仕方が知りたい
  • 効率の良い在庫管理の仕方が知りたい

といった悩みを持っているオーナーさんや、個人でネットショップを運営しているという方はぜひ参考にしてみてください!

  

 

在庫管理について知ろう

在庫管理の具体的な方法について知る前に、まずは「在庫管理とはどういう業務なのか」をしっかり押さえましょう。

在庫管理とは?

在庫管理とは、仕入れた商品が売れていくまでの間、適切な方法で管理することを指します。

 

音楽ファイルや画像データといった実体がない商品以外の場合、仕入れを行うと商品を一時的に「在庫」として手元に保管する必要がありますよね。

在庫はやがて売れて現金化できますが、次の利益を生むために商品の仕入れを繰り返すため、在庫が手元から無くなることは基本的にはありません。

 

また、個人でハンドメイド品などを販売している場合、材料となる素材や道具が「在庫」にあたる場合もあります。

 

在庫管理では、データと照らし合わせながら一つひとつの在庫を適切な場所に保管し、把握することが重要です。

また、売上に応じて減った分だけ補充するなど、「ただ保管する」のではなく、「仕入れ~販売」という循環のなかで適切に「管理」しなければいけません。

 

どうして在庫管理をする必要があるの?

在庫管理をしっかり行わないと、在庫が極端に少なくなる・余ることで以下のような問題が起こりやすくなります。

 

  • 在庫切れが発生し、販売チャンスを逃す
  • 品揃えが悪くなってしまい、ショップの評価が下がる
  • 商品の保管スペースが在庫でいっぱいになってしまう
  • シーズン物が売れる時期を逃してしまう

など、在庫が不足すると売上減少や印象ダウンの原因となってしまいます。

 

反対に在庫が余ると、保管スペースの少なさから新商品や売れ筋商品の入荷ができなかったり、販売チャンスを逃してしまいさらに保管スペースを圧迫することに繋がります。

 

こうした問題や、問題が継続的に続き悪循環になってしまうことを防ぐためにも、在庫管理はしっかりと行う必要があるのです。

 

在庫管理の方法まとめ

在庫管理を行うには、大きく分けて

  • 自分で管理する
  • 外部へ委託する

の2つの方法があります。

ここからは、これら2つの方法を紹介・比較していくので、自分に合った方法を選んでみましょう。

 

在庫管理を自分でやる場合はどうすれば良い?

在庫管理を自分で行うには、メリット・デメリットを正しく把握して、管理のしやすさや効率を重視したルールを決めることが大切です。


順番に見ていきましょう。

 

在庫管理を自分でやる方法とは?

自分で在庫管理を行うには、スチールラックなどの棚に商品を整頓し、仕入れた数や売れた数を都度カウントしていく方法が一般的です。


しかし、膨大な数の商品を扱っているショップでは「在庫数が合わない」「複数ショップで在庫数以上の商品が売れてしまった」などのトラブルが起こりがち。

こうしたトラブルを防ぐには、Excelベース・紙ベースの在庫管理ではなく、在庫管理に最適化されたソフトを利用して在庫数の管理を行います。

 

在庫管理ソフトは多くの会社から提供されているため、使える機能や連動システムはソフトによって異なります。この後に紹介する「自分で在庫管理を行う際のメリット・デメリット」を参考に、自分に合った在庫管理の方法やソフトを考えていきましょう。

 

在庫管理を自分でやるメリット

自分で在庫管理を行うメリットには、以下のようなポイントが挙げられます。

  • 委託倉庫よりも支出が長期的に見て少ない
    在庫管理に関わるコストを削減できれば、その分ショップの満足度を高めるための施策を行うことも可能です。プレゼントキャンペーンや送料無料キャンペーンなどを行っているネットショップは、お客さまにとって大きな魅力がありますよね。

  • 自社倉庫は不動産の担保になる
    膨大な数の商品や大型商品を扱う場合、管理を委託せず自社倉庫を構えることで、事業拡大時の担保として活用できます。新倉庫の立ち上げやサービス導入など、まとまった資金が必要になる時のことを考えると、大きな安心感があるでしょう。

  • お客様が安心できるポイントになる
    「自社倉庫で管理している」ということは立派なアピールポイントになります。物流に強いという印象は商品の品質イメージにも繋がるため、お客さまからの満足度を得やすいでしょう。

    たとえば「最寄りの提携倉庫から検品後に発送いたします」と言われるのと、「自社倉庫から検品後に出荷いたします」と言われるのでは、後者のほうが安心感を持てますよね。

また個人で運営するネットショップの場合、衣類やアクセサリーなどの小型〜中型商品であれば、倉庫がなくても自宅で管理できます。

ただし、自宅保管では大切な商品が劣化しないよう、生活空間と分離させた管理が欠かせません。

 

在庫管理を自分でやるデメリット

在庫過多になってしまう例

 

支出が少なくなる・お客様が安心できるなどがメリットとなる在庫の自社管理ですが、自社倉庫で在庫を管理していくと、以下のようなデメリットも考えられます。

  • 初期費用が掛かる
    倉庫の規模にもよりますが、倉庫を開くにはまとまった資金が必要となるため融資を検討しなければいけません。初期投資費用がかさむほど経営の黒字化が遠のくため、収益見通しとバランスの取れた決断が必要です。

  • 移転が大変
    自然災害や風評被害など、倉庫の移転を余儀なくされた場合、金銭に限らず様々な負担が大きくなります。

  • 一人で管理できない場合、育成コストや人件費がかかる
    倉庫内スタッフの育成、教育に多くの時間とコストがかかることが考えられます。また、自分一人で在庫管理を行わない限り、人件費の支出を避けて通ることはできません。

倉庫管理を自分で行うデメリットは、主に費用面での問題です。

 

売上に伸び悩んでいるときは、こうしたデメリットから金銭的負担がかかりやすいので、予算や収益プランを事前によく検討する必要があります。

 

 

 在庫管理を自分で行うメリット・デメリットまとめ

【メリット】

  • 委託倉庫よりも支出が長期的に見て少ない
  • 自社倉庫は不動産の担保になる
  • お客様が安心できるポイントになる

【デメリット】

  • 初期費用が掛かる
  • 移転が大変
  • 一人で管理できない場合、育成コストや人件費がかかる

 

 

在庫を保管しておく方法とは?

在庫の管理方法としては、棚を使った保管方法が一般的です。棚を置くためのロケーションを決定し、向きや高さを考えていきましょう。

 

ただし棚で管理できるものにはサイズ重量から限りがあるため、具体的に分類しておく必要があります。一般的には、文具やパーツといった小物類が棚管理に適しています。

 

自分で在庫を保管するコツ

自分で在庫管理するコツとは?

 

棚管理で在庫を上手に保管するには多くのコツがあります。いくつかのコツをまとめたので、参考にしてみてください。

 

  • サイズを決める
    先ほど紹介したように、まず管理する商品のサイズを決めます。サイズが決まると適切な幅や奥行き、棚の段数を決められるでしょう。

  • 番号を振ってカテゴリーを作る
    保管するものの種類数に合わせて棚のロケーションマップを作成します。「A-1 / A-2 / A-3・・・」と番号を振って、在庫がどこに保管されているか一目で判断できるようにしましょう。

  • 表示札を設置する
    在庫管理をするうえで、棚や在庫ごとに表示札をつけるのは鉄則です。誰が見てもデータの商品と一致させられるように、入力されたデータどおりの表示札をつけましょう。

  • 表や紙で管理表を作成する
    たまにしか売れない商品ほど、在庫管理は甘くなりがち。オーナー様だけでなく全員が在庫管理を徹底できるように、持ち出しチェック欄などを設けた管理表を作成すると良いでしょう。

  • ラミカードで表示札の劣化を防ぐ
    表示札をはじめ、紙ベースのものはラミカード(ラミネート加工)にすることで劣化を防げます。

  • なんでも設置できる場所を作る
    特定の保管場所を設けていない商品を仕入れた場合、どんな物でも設置できるフリーロケーションがあると重宝します。一時的に仕入れた季節物や特売品などを保管するのに役立つでしょう。

  • 古いもの、新しいものを分ける
    食品管理で徹底される「先入れ先出し」は、どのような在庫にも取り入れるべきルールです。古い商品を残さないことでパッケージや商品の劣化を防げるため、商品の品質を高く維持できます。

 

在庫管理では、スタッフ全員が共通事項として保管場所・商品を認識できることが大切です。また「見やすい」「取りやすい」「補充しやすい」といったポイントに意識を向けると、上手に保管ができるようになります。

 

 自分で在庫を管理するコツまとめ

  • サイズを決める
  • 番号を振ってカテゴリーを作る
  • 表示札を設置する
  • 表や紙で管理表を作成する
  • ラミカードで表示札の劣化を防ぐ
  • なんでも設置できる場所を作る
  • 古いもの、新しいものを分ける

 

 

自分で在庫を保管する時の注意点は?

ここまでメリット・デメリットや、実際に在庫管理を行うコツについて紹介してきましたが、これらのことから自分で在庫管理を行うときは以下のようなポイントに注意することが重要といえます。

 

  • コストが適正か確認しよう
    費用対効果が十分でないと、自分で在庫管理を行う必要性は低くなります。ただしコスト削減により効率を落としてしまっては本末転倒です。
    たとえば、データ管理システムを導入せずにExcel管理を行う場合、必要以上の時間を要することで、作業効率の低下から売上が低迷する可能性もあります。
    費用をかけるべきポイントを吟味して、費用対効果を高められるようにしましょう。

  • どのデータを同期させるか確認しよう
    運営にかかわる主なシステムと、どの程度同期させるのかによってシステム負担は異なります。
    「品目台帳(マスター)」「在庫データ・棚卸データ」の2つ以外にも、「入出荷予定データ」「入出荷実績データ」との同期が必要かどうか検討しましょう。
    たとえば、複数店舗の間で頻繁に商品補充を行うような運営スタイルの場合、入出荷に関するデータの同期も必須になってくるでしょう。

  • 繁忙期は避けよう
    新たなシステムの導入には調整が必要なだけでなく、オーナー様やスタッフの方も新システムについて理解する時間が必要です。そのため、在庫管理に新しい方法を導入するときは、業務に追われやすい繁忙期を避けておくと安心です。

 

 自分で在庫を管理する時の注意点まとめ

  • コストが適正か確認しよう
  • そのデータを同期させるか確認しよう
  • 繁忙期は避けよう

 

ここまでで、自分で在庫管理する方法を解説してきました。次は、在庫管理を外部に委託する場合について見ていきましょう。

 

在庫管理を外部に委託する場合

外部倉庫のイメージ画像

外部に在庫管理を委託する手もあります

在庫の外部委託とは、主に委託倉庫を利用して在庫管理を行う方法をいいます。
まずは、外部委託のメリット・デメリットから比較していきましょう。

 

在庫管理を外部に委託するメリット

  • 委託なのでコアな業務に専念できる
    商品の仕入れやショップの宣伝といった、物流以外の業務に多くの時間を割けます。規模が大型となり専任の経営コンサルを依頼しているショップなどでは、とくにメリットとなりやすいでしょう。

  • 商品を追加することが容易
    在庫管理の専門業者には、長年の実績からシステム化された在庫管理ノウハウがあります。そのため、商品追加や削除、急な商品入れ替えなど、さまざまな変化に対応しやすいメリットがあります。

  • 繁忙期でも安心
    時期によって在庫管理が乱れるリスクがありません。繁忙期でもロスやミスが出にくく、コスト削減を期待できます。

  • 管理がしやすい
    倉庫にかかる人件費やシステム管理費など、在庫以外の費用を明確にできるため費用管理がしやすくなります。

 

在庫管理を外部に委託することで、売り上げ向上の為の施策など、ストアを成長させることに時間を割くことができます。

「売上に伸び悩んでいるけど、成長のための施策まで手が回らない」といった悩みを持ったオーナー様には特にメリットが大きいです。

 

在庫管理を外部に委託するデメリット

業務負担が減る代わりに、在庫管理の委託には以下のようなデメリットも考えられます。

  • 個人情報の流出
    自社管理でも起こる可能性はありますが、自社管理と比べて「未然に防ぐ」ことが難しいと言えます。まずは自社での管理を徹底し、個人情報の扱いに対するハードルを委託会社と共有することが大切です。

  • 自社での管理が難しくなる
    物流業務を自社で行おうとしたとき、システムやノウハウが構築されていないため管理が難しくなります。自社管理を予定している場合、物流ノウハウの引き継ぎやコンサルまでサポートしてくれる委託会社を選びましょう。

  • トラブルに弱い
    委託会社は物流に関する専門知識があっても、商品に対する知識は自社に劣ります。そのため、自然災害をはじめ、意図しないトラブルが起こったときは対応が遅れてしまうなどのリスクがあるでしょう。

在庫管理を外部へ委託する場合、価値観の一致や非常時の対応策の共有などが必要となるかもしれません。

 

物流業務を請け負ってくれる会社の方針やサービスはさまざまなので、信頼のおける会社へ業務委託することが大切です。

  

 在庫管理を外部に委託するメリット・デメリットまとめ

【メリット】

  • 委託なのでコアな業務に専念できる
  • 商品を追加することが容易
  • 繁忙期でも安心
  • 管理がしやすい

【デメリット】

  • 個人情報の流出
  • 自社での管理が難しくなる
  • トラブルに弱い

 

これを踏まえて、次は在庫管理を依頼できるサービスについて見ていきましょう。

 

サービス

概要

価格

企業規模

LOGIC

在庫管理、配送管理(発送集計、送り状出力など)を低コストで利用できるクラウドシステム

初期費用:0円

利用料:月額5,000円~

規模問わず

ONEsLOGI

入出荷、在庫管理、棚卸に対応した倉庫管理システムを利用できるクラウドシステム

初期費用:30万円

利用料:月額10万円~

規模問わず

ヤマトシステム開発

予約の申請・承認や自動メール配信など、レンタル管理業務に特化したクラウドシステム

初期費用:30万円

利用料:月額3万円~

規模問わず

glan system

販売管理・在庫管理・委託販売・受託販売に対応したクラウドシステム

初期費用:無料

利用料:月額4万円~

中小企業

SOHO向け

クラウドK

企画、顧客管理、受注、出荷

在庫管理、分析などネットショップ運営に特化したクラウド型基幹システム

初期費用:15万円

利用料:月額1万円

規模問わず

 

一口に在庫管理サービスといっても、備わっている機能はサービスによって異なります。現在はデータ同期が容易なクラウド型が主流ですが、在庫管理以外にどこまでシステムを一本化するのかによって、選ぶサービスは異なるでしょう。

 

また、導入費用も5万~40万円と幅広くなっています。現段階での予算と今後の見通しに合わせて、計画的な導入を検討しましょう。

 

在庫管理を外部に委託する時の注意点

最後に、在庫管理を外部に委託する場合の注意点を見ていきましょう。

  • サービスを選ぶときはスピードと安定性を重視する

    データ同期にかかるスピードやシステムの安定性は、運営にかかわる重要な項目です。サーバー負担などにより不安定になってしまうと在庫管理に支障をきたしてしまう場合もあるため、一定のスピードと安定性が見込めるサービスを選びましょう。

  • 実績がある会社を選ぶ

    実績が豊富な会社ほど、幅広い在庫管理ノウハウを備えています。また、販売している商品や形態が近いショップから委託されているサービスは、サポート内容・システムともに自社とマッチしやすいと言えます。サービス選びの判断材料にしてみましょう。

  • 複数のECサイトを運営するなら商品登録の代行を使う

    サービスによっては複数ライセンスに対応している場合があります。異なるECサイトを運営していても商品登録をまとめて行ってもらえるかどうかは、作業効率を上げるためにも重要なポイントです。

  • 在庫の自動更新は可能かどうか

    上と同様に、複数のECサイトに対応している物流サービスなら、在庫の自動更新についても確認が必要です。商品登録や在庫の自動更新といった入力業務のサポート領域が多ければ多いほど、在庫管理を外部へ委託するメリットを生み出しやすく、費用対効果を高められるでしょう。

 

まとめ

一口に在庫管理といっても、業務には仕入れや配送、人材教育など多くの要素が深く結びついています。

 

そのため、細かいルールを決めずに「売る」「仕入れる」を繰り返すだけの在庫管理を続けていくと、いつの日かネットショップの運営を圧迫してしまうことにも繋がりかねません。

 

在庫管理を外部へ委託しようか悩んでいるオーナー様は、今回の記事を参考に費用対効果を重視した導入を心がけましょう。

また自分で在庫管理を行うオーナー様は、物流ノウハウを培っていけるよう、導入するソフトや管理上のルールを徹底しましょう。

 

個人でネットショップを運営する方の場合たくさんの商品管理は難しいので、少量ずつ仕入れながら保管スペースを活用していくといった方法が良さそうですね。

 

小物・衣類などの商品を販売しているオーナーさんは、この機会に在庫管理の重要性を見つめ直して、ネットショップ運営をより効率的にしていきましょう!

 

 

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