会議室、貸し会議室、レンタルスペースなどで管理が大変だと感じている方はいませんか？その悩み、会議室予約システムというツールを使うと解消できるかもしれません！
今回は、おすすめの会議室予約システムをご紹介します。5サービスの比較や導入事例もご紹介しますので、会議室予約システム導入の際の参考にしてください。
会議室予約システムとは？
会議室やレンタルスペースの管理を楽にすることができるツールです。予約管理、顧客管理、決済に対応している予約システムもあるため無人運営でも安心です。24時間365日いつでもネットで予約可能、カラ予約や業務負担を減らすこともできます。
予約システムについては無料で簡単に作れる予約システム、オンラインレッスン ・オンライン接客ができる予約システムの記事に詳しくまとめていますので参考にしてみてください。
会議室予約システム導入のメリットは？
会議室を有効活用できる
会議室、レンタルスペースをきちんと管理していないと、いつ、どの会議室・レンタルスペースが空いているか分かりづらいですよね。会議室・レンタルスペースを管理していも紙やエクセルでの運営では管理する側も利用する側も手間がかかりますし、人の管理ですのでミスが起こる可能性もあります。ダブルブッキングなどで会議する場所がないということがあっては大変です。
会議予約システムを導入すると、利用する側は利用したい会議室をネット上でいつでも予約でき便利です。管理する側も、空いている会議室に自動的に予約が入るため会議室管理の業務を基本的にはシステムに任せておくことができます。
また、会議室予約システムがあれば、空き状況が一目で分かります。これまで、空いているかどうか分からないから、会議室が次いつ空くのか分からないからという理由で利用されなかった会議室を有効活用することもできます。
設備や備品の同時予約も可能
プロジェクターなどの備品の予約を予約時に同時に行うことで、当日、他のお客さまが備品を使用してご利用いただけないということを防ぐことができます。
例えば、レンタルスペースで机や椅子、キッチングッズといった備品の貸し出しを行っていた場合、有料であってもスペース＋備品のレンタル料金は事前決済で対応することもできます。
事前決済で無人運営も可能
会議室、貸し会議室、レンタルスペースが有料だった場合、会議室予約システムを導入していなければ受付などで決済対応する必要が出てきます。会議室予約システムを導入していれば、事前決済をすることができるので無人運営も可能です。
おすすめ会議室予約システム5選
STORES 予約
毎月1,000社以上の導入。180を超える業種にシステム対応しているSTORES 予約 ですが、貸し会議室・レンタルスペースの予約管理、顧客管理、決済にも対応しています。会議室予約に必要な一通りの機能を備えており、パソコンが苦手な方でも、スマホやアプリで簡単に予約サイトを作成し、すぐに予約受け付けを開始できます。予約システムとGoogle カレンダーを連携することも可能です。
STORES 予約の特徴
・設定、操作がとにかく簡単！無料プランもあり
・Google カレンダー連携ができる
・予約管理、顧客管理、決済に対応しているため貸し会議室やレンタルスペースでの利用もできる
なお、「STORES 予約」についてはSTORES 予約のメリット・デメリットの記事や予約管理を楽にする予約システム・ツール STORES 予約の記事で詳しく紹介しています。こちらもチェックしてみてください。
RoomLead
会議室予約、空き室検索、スケジュール確認などのオペレーションを一元的に管理ができ、空予約を防止し会議室の稼働率や運用ルールの改善をサポートするシステムです。
ルームモニター（部屋前端末）で入室・退出・延長や予約登録、予約確認などが操作可能です。なお、ルームモニターはスマートフォンでも対応できます。
RoomLeadの特徴
・ルームモニターで入退室、延長、予約などの操作が可能
・会議室単位の月額料金で利用できる
・単独利用タイプとグループウェアと連携できるタイプがある
Biz Room
会議室前に設置したタブレット端末とMicrosoft 365（旧称 Office 365）のスケジュールを連携し、会議室の利用状況をリアルタイムにチェックすることができます。
会議室の利用ログをCSVファイルに出力し、ExcelやTableauのツールを使って集計することで、会議時間や利用回数などの利用実態を分析できます。
Biz Roomの特徴
・タブレット端末とMicrosoft 365（旧称 Office 365）のスケジュール連携ができる
・会議時間や利用回数などの利用実態の分析も可能
・未使用の会議室は予約を自動取り消し
ChoiceRESERVE
業界・業種を問わず「予約」に関する課題を抱える企業のための予約管理システムで、施設・会議室・設備の予約管理も可能です。クラウド型の予約システムで、導入後も専任のスタッフが手厚いサポート、運用の提案をしてくれるのが特徴です。
ChoiceRESERVEの特徴
・導入前後サポートが手厚い
・事前ヒアリングでプロジェクターなどの備品や、机セッティングレイアウトが可能
・施設の一部を社外の希望者にも開放し、空きスペースの有効利用することも可能
touch-mee
Office365、Google Workspace の施設予約と連携する会議室予約システムです。NFC付きタッチシートを貼り、アプリをダウンロードして簡単にスタートできます。
会議室予約システムの一般的な機能に加えて、スマホを活用した空き室検索や利用延長などの機能もあります。
touch-meeの特徴
・Office365、Google Workspace の施設予約と連携できる
・NFC付きタッチシートを貼ればアプリで簡単操作できる
・スマホを活用した空き室検索や利用延長などの機能あり
会議予約システム導入事例
ここからは、弊社が提供している STORES 予約 のオンラインレッスン予約システム導入事例をご紹介します。
BC神保町貸し会議室 さま
BC神保町貸し会議室は神保町駅から徒歩3分。 セミナー・会議・研修に最適で最大36名収容可能な駅前貸し会議室です。
Co-startup space & Community FUSE さま
国内最⼤規模となる2,000平⽅メートルのフロアに、起業家や個⼈事業者らがオフィスを共有するコ・ワーキングやミーティングスペースなど仕事場としての基本機能をはじめ、多様な⼈々が混ざり合うイベントスペースやカフェ、スタジオのほか、製品の試作に役⽴つファブリケーション・スペース、フード系起業家向けの業務⽤キッチンなどが⽤意されています。
まとめ
会議予約システムは、社内利用用のサービスもあれば、貸し会議室やレンタルスペースをはじめスクール・教室やホテルなど幅広く活用できる予約システムもあります。
使用目的や規模、予算に合わせた会議予約システムを導入して業務改善、利用者の利便性アップにつなげてください。
なお、会議予約システムとしても利用できる予約システムについてはおすすめ予約システム比較、予約システムの機能・料金を徹底比較の記事にまとめています。こちらもぜひチェックしてみてください。
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