ネットショップの運用効率UP!STORESの「納品書PDF出力」機能の使い方・活用法

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ネットショップを運営しているオーナーさんの中には、領収書があれば納品書は必要ないと思う方も多いです。対面販売では通常納品書は発行しないので、そう考えるのも無理はありません。

 

しかし実は納品書には、顔の見えないネットショップだからこその、高い有用性があるんです!

 

通常はネットショップとは別の外部サービスなどを利用して納品書を作るので、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクもあります。STORESであれば、注文ですでにあるデータからの納品書作りが可能で、面倒な準備や手順は必要ありません!

 

この記事では、STORESの「納品書PDF出力」機能の使い方・活用法を解説します。納品書作成に必要な手間を簡略化しましょう! 

 

【2019/07/30 追記】
これまでスタンダードプラン(旧プレミアムプラン)会員様限定機能でしたが、2019/7/30よりフリープランでもご利用いただけるようになりました。

 

 

 

ネットショップにおける納品書の重要性

ネットショップにおける納品書の重要性・有用性は次のとおり。 

そもそも納品書とは?

納品書とは、注文を受けた商品の納品の際に、納品する商品に添えて取引先に発行する書類。発行義務はなく、形式もさまざまです。

 

請求書や領収書との違いは以下の通り。

 

請求書は、納品後に発行される書類で、納品内容・請求書発行日・請求金額・入金期日・振込先・支払い期限などが記載されます。請求書が必要な取引では、基本的に請求書がないと支払いが行われません。

 

領収書は代金を受領してから受領した側が発行するもので、代金が確かに支払われたという証明をするものです。領収書発行日・宛名・領収金額・品名(但し書き)などが記載されます。店頭販売ではレシートと兼ねているところも多いですね。

納品書のメリット

納品書は発行義務のないものですが、これがあると安心感を持つ顧客が多く、顔の見えないインターネット上のビジネスでは、信頼関係の構築につながります。

 

また、契約日から時間が経過していたり、逆に納品が早まったりしても、納品書があるとお互いの解釈にずれが生じるリスクが減ります。さらに、数量・商品違いのミスを軽減する役割も期待できるでしょう。

 

ネットショップだからこそ納品書は重要

対面しないネットショップでは、基本的に信頼関係を築くのはなかなかむずかしいもの。そのため、信頼につながる納品書はとても重要です。納品ミス防止効果もあるので、顧客の心をつかみ売上の向上に直結する可能性が期待できます。

 

STORESの「納品書PDF出力」機能とは?

次に、納品書が手間なく作れるSTORESの「納品書PDF出力」機能を解説します。通常ネットショップでは、外部サービスなどを利用して納品書を作るので、手間がかかるうえにミスが発生するリスクもゼロではありません。

 

STORESの「納品書PDF出力」機能を使うと、販売した商品の納品書がSTORESのダッシュボードからPDFファイルで作れます。STORESのダッシュボード上ですべて完結するので、簡単な上にミスが生じにくい仕組みです。 

STORESの「納品書PDF出力」を使ってみよう

それでは、早速納品書PDF出力機能を設定していきましょう!パソコンでSTORESのページを開いて確認するのが、わかりやすくておすすめです。 

 

参考URL) https://stores.jp/dashboard#!/addon 

※この機能はPC版のみで利用できるサービスとなっているため、PC版サイトから設定してくださいね

 

 

ダッシュボード>「機能を追加」を選択します。

 

機能を追加を選択

 

STORESダッシュボードから「機能を追加」を選択します。

 

納品書PDF出力を有効化

 

「その他のアドオン」から「納品書PDF出力」を有効にして機能をオンにします。

 

 

機能が有効になっているかは「オーダーリスト」ページの右上にある歯車マークをクリックすると確認できます。(オーダーリストに関しては次の項目で説明します。)

 

 

機能を有効にしたところで、早速オーダーの納品書を作成していきましょう!

 

オーダーリストを選択

 

STORESダッシュボードから「オーダーリスト」を選択します。

 

右上の歯車マークを選択

 

オーダーリストには今までに受けたオーダーの一覧が並んでいます。

右上の歯車マークをクリックして、オプションメニューを展開します。

 

納品書PDF出力を選択
 

オーダーリスト右上の歯車のマークをクリックしてオプションメニューを開き、「納品書PDF出力」を選択します。

 

出力したいオーダーを選択
 

オーダーリストの中から納品書を出力したいオーダーをチェックで選択します。選択が済んだら「出力する」を選択します。

 

オーダーリストの中から選ぶので、納品書用にわざわざ商品名などを書き写す必要がなく、ミスが発生しません。オーダーと納品書を照合する作業も基本的に不要です!

 

コメント入力画面
 

納品書上には販売主の情報やメッセージを記入することができます。これは各注文ごとに設定できる項目なので、お客様に合わせて色々なメッセージを記入するとお互い気分がよくなりますよね!

 

情報やメッセージの記入が済んだら「納品書を発行する」を選択して発行します。

 

納品書のサンプル出力された納品書はこのようになっています。

STORESの納品書出力機能を使用した場合、設定されているストアのロゴが納品書に印刷されます。そのため、外部サービスで作成するよりもスタイリッシュに作成することができます。 

 

また「返品について」の部分には特定商取引法(特商法)の内容が自動で記載されますので、オーナー様がわざわざ準備する必要はありません。

 

STORESの「納品書PDF出力」機能の活用法 

ここまで紹介したように、STORESの機能を使えば驚くほど簡単かつ正確に納品書が作成可能です!

 

さらに、STORESの「納品書PDF出力」機能は、ただ簡単にミスなく納品書が作れるだけではありません。ネットショップの成長には欠かせないデータ管理に関する活用法もあるんです。

 

データ管理の効率化が実現

納品したものをリストごとにデータとして出力できるので、簡単にデータ管理ができます。ストアと同じサイト内で完結できるので、利便性が高く基本的にミスが発生する心配もありません。

 

バックアップとして有効

万が一Web上のデータが消えてしまっても、データを出力して管理しておけばバックアップになります。データ社会ゆえバックアップはとても重要で、特にネットショップでは必須です。

 

最後に

対面販売ではないネットショップにおいて、納品書はお客さまとの信頼関係を築く重要なアイテム。STORESなら同じサイト内でデータを共有して出力まで行えます!数量や品物、日付や宛先などの情報をミスする可能性がぐっと減らせ、安心です。

 

さらに、納品書は荷物に添える以外にも、データ管理・バックアップなどの活用方法もあります。簡単に出力できるこのシステムを上手に活用して、オンラインストアの運営にお役立てください! 

 

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