ネットショップ運営での領収書発行のポイント・ルールまとめ

ネットショップ運営での領収書発行のポイント・ルールまとめ

 

ネットショップは実店舗での対面販売と比べて、領収書発行のトラブルが起こりやすいです。

 

良心的なサービスを心がけていると、お客さまからの領収書の依頼や要望になるべく対応したいと考えてしまうかもしれません。

 

しかし、税制上の証憑書類(取引の証拠となる書類)である領収書の発行請求には、法律を守った対応を行う必要があります。

 

また、決済方法が多様化する今の時代は、各手段の注意点を把握したうえで、自分のショップの独自ルールを定めることも、ネットショップにおけるトラブル予防に欠かせません。

 

この記事では、ネットショップ運営で押さえておきたい領収書の基礎知識を説明します。

 

ネットショップには領収書の発行義務があるの?

領収書とは、民法486条に基づき、サービスや商品購入時に支払いをしたことを証明する書類です。原則としてネットショップなどの事業者には、お客さまから領収書の発行請求があった場合、領収書を発行する義務があります。

 

領収書は、支払いを受けるのと同じタイミングで発行するのが原則です。そのため、スーパーやコンビニで買い物をするときのように、お客さまが代金を払うときに事業者側で発行するのが一般的な考え方です。

 

これに対して性質上、支払いと同じタイミングで発行できないネットショップの場合、後々生じるお客さまからの発行依頼に適切な対応ができるだけの知識や準備が必要になります。

 

領収書代わりに使える書類もある

基礎知識としてまず知っておきたいのが、商品購入時に発行される次のような書類は、確定申告などの際に領収書代わりに使えるということです。

 

支払い方法 領収書代わりになる書類
 クレジットカード  利用明細書
 銀行振込  振込明細書、預金通帳
 代金引換  配送業者から渡される
 コンビニ払い  店頭でもらったレシート

 

このルールを知っている多くのネットショップでは、商品発送時に領収書を入れない傾向があります。

 

問い合わせフォームなどから発行依頼が来た場合、まずはこのルールを説明したうえで「お手元にある書類でも問題ありません」と話すのが、一般的な対応です。

 

それでも領収書の発行を希望されたら

しかしお客さまによっては、「それでも領収書が欲しい」と希望されることがあります。

 

この場合、領収書の出し方によっては法律違反になるリスクを考えると、やはり要望に簡単に応じてしまうのはおすすめできません。後々こうした依頼がきたときには、お客様の利用サイトや支払い方法などの購入情報を確認し、法律の範囲内で対応可能な出し方を提案するのが理想です。

 

ネットショップの開業時には、利用規約などに「対応できること・できないこと」をあらかじめ明記しておくのがおすすめです。

 

再発行と二重発行のルール・注意点

ネットショップの領収書で最も注意したいのが、再発行と二重発行に関することです。

 

法律知識のないお客さまの場合、「領収書が箱に入っていない」「紙の領収書が手元にない」というだけで、店舗側に発行依頼をしてくることもあります。

 

しかし、税制上の証憑書類となる領収書の場合、お客さまに不正使用の可能性を生じさせる二重発行は、絶対にしてはいけません。

 

こうした法律を知らず安易に発行した場合、ネットショップも共犯とみなされ、有印私文書偽造という罪になることもあります。

 

また、あまり深く考えずに依頼をするお客さまが多い実情を考えると、店舗側では必ず「二重発行になっていないか?」のチェックと、法律違反にならない対応が求められます。

 

支払い方法、購入方法によって異なる後日発行ルール

領収書を後日発行するときの流れや方法、注意点は、お客さまの利用したサイトや支払い手段などによって大きく変わります。それぞれのポイントをわかりやすく整理していきましょう。

 

お客さまが銀行振込で支払いをした場合

銀行振込の場合、預金通帳や振込明細書が領収書代わりになります。ネットショップ側では原則として、銀行振込のお客さまから発行請求があっても、領収書を出す必要はありません。

 

このルールを知らずに発行した場合、お客さまの手元に明細書と領収書の2つが存在することで、二重計上のリスクが生まれます。お客さまからどうしても必要と言われてしまったときには、これから発行する領収書の摘要欄に、銀行振込日を記入してください。

 

お客さまが代金引換で支払いをした場合

配送業者が領収書を出す代金引換の場合も、やはりお客さまの手元に配送業者とネットショップの領収書が2枚ある法律違反を防ぐために、原則は発行禁止です。

 

しかし、代金引換の場合、「購入店の印が入った領収書が欲しい」「宛名を変えたい」「収入印紙のある領収書じゃないと認められない」などの理由で、発行依頼が来やすい傾向があります。

 

この場合は、まずお客さまに対して、「手元に2枚の領収書があることが二重計上の法律違反になる」ことを、わかりやすく説明します。そのうえで「それでも領収書が欲しい」と言われた場合は、二重計上を防止するためにお客さまから先に今持っている領収書を送ってもらいます。

 

ネットショップで作った領収書は、お客さまの領収書を受け取った後に発送してください。

 

お客さまがクレジットカード決済をした場合

クレジットカード決済の領収書発行には、2つの見解があります。

 

  1. カード会社を介しているのでネットショップ側に発行義務はない

    まずクレジットカードでは、買い物をしたお客さまとネットショップ側に直接的なお金のやり取りが発生しません。

    カード会社が購入代金をネットショップ側に支払い、その金額をお客さまに請求する形をとります。カード決済の場合、ネットショップがお客さまから代金を直接支払ってもらうわけではないので、ネットショップ側に領収書の発行義務はないのです。

  2. カード会社が発行するのは利用明細書なので領収書発行は問題ない

    もうひとつの見解は、お客さまがカード会社に支払っているのはあくまでも立替金であり、売買代金ではないということです。

    この仕組みの中でクレジットカード会社が発行するのは、利用明細書です。利用明細書は領収書とは異なる書類となるため、ネットショップ側で領収書を出しても二重発行にはならない、という意見もあります。

 

利用するネットショップによって変わる領収書発行の対応

領収書発行の対応は、お客さまが利用したネットショップによっても変わってきます。

 

例えばモール型ネットショップのAmazonでは、注文履歴からお客さま自身が領収書を発行できる仕組みがあります。店舗側で領収書を出すときには、お客さまとの間に「二重発行しない」「アカウントサービスを使わない」などの約束が必要となります。

 

ポイント利用時の領収書発行ルール

一般的なポイントやクーポンは、値引きとなるため領収書の金額には含めません。

一方、デポジット方式の電子マネーは、デポジット購入された金額だけを領収書に記載します。

 

ネットショップでの収入印紙のルール

領収書は、印紙税法で定められた立派な課税文書です。領収書が課税文書とされる背景には、経済的取引が発生している以上、そこに税金を負担する力があるはずという理由が大きく関係しています。

 

お客さまが5万円以上の買い物をしたとき、次のように各税額の収入印紙が必要です。税額は、10億円以上まで細かく定められています。

 

記載された金額 税額(印紙税額)
5万円未満 非課税
5万円以上100万円以下 200円
100万円を超え200万円以下  400円
200万円を超え300万円以下 600円 
300万円を超え500万円以下  1,000円
500万円を超え1千万円以下 2,000円

さらに大きな額についてはこちらの国税庁のホームページからご確認ください。

 

PDFのネットショップ領収書なら印紙不要

印紙代は、領収書をPDF発行することで節約可能です。この方法には、次のようなメリットがあります。

  • 収入印紙代を節約できる
  • メールで送れるので、切手代や封筒代も節約できる
  • 紙発行と比べて手間がかからない
  • お客さまも早く受け取れる

 

「印紙税の課税文書に該当しない」という税制上のルールで考えると、同じく電子発行となるFAX使用時も領収書の印紙は不要です。

 

注意したいのが、メールやFAXなどで領収書の電子データを送った後、紙ベースの領収書を発行した場合、印紙税がかかってしまうことです。

 

パソコンやスマートフォン、プリンタなどを持たないお客さまの中には、「PDFではなく、紙の領収書を送って欲しい」「後日、紙の領収書も欲しい」といった話をする人もいると思います。

 

しかしここで店側が印刷をしてしまうと、印紙税の課税文書が存在することで、印紙代がかかることとなるのです。

 

そのため、PDF領収書の印刷で問い合わせが来たときには、安易に依頼を受け入れず、お客さま側で紙にプリントアウトする方法を提案してみてください。プリンタを持たないお客さまには、コンビニのコピー機で印刷できるネットプリントなどのサービスを紹介しても良いでしょう。

 

ネットショップの店舗でも領収書の7年保管は必要?

確定申告に備えて領収書の保管をするネットショップ運営者にとって、お客さまに発行した領収書データを「いつまでとっておけば良いのか?」というのは、気になることだと思います。

 

領収書を受け取る側には、7年間(前々年分の所得が300万円以下の場合は5年間)の保管期間が定められています。

 

一方、お客さまにサービスや商品を売って領収書を出す側には、データ保存の規定がありません。

 

まとめ

ネットショップの領収書発行で最も注意すべきなのは、再発行や二重発行により有印私文書偽造の罪に問われる状況を防ぐことです。

 

注意点の多い領収書発行の対応が面倒と感じるなら、独自のFAQページを設置したり、購入画面であらかじめ領収書発行のルールを明記するのがおすすめです。

 

ショップ側の適切な対応で、ショップとお客さまの間に生じるトラブルも予防しましょう。

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