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予約管理を劇的にラクにするシステム・ツール・アプリを徹底解説!

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レッスンやイベント、施設をネット予約することが一般的になっている今、これから予約システムを導入することを検討している方もいらっしゃるかもしれません。
今回は、予約管理をラクにする!おすすめの予約システム「STORES 予約」をご紹介します。実はこのSTORES 予約、管理者さま向けアプリと予約者さま向けアプリもあるんです!ぜひ、導入の参考にしていただければ幸いです。

そもそも予約システムとは?


予約システムとは、インターネットを通じてサービスの予約をするシステムのことです。予約システムもできることは様々で、例えば、予約だけができるシステム、予約だけでなく、顧客管理や集客、決済までできるシステムもあります。
予約システムを導入するとまず、予約管理がラクになります!他にも、送りたいタイミングで自動的にメールが送れたり、決済がスムーズに行えたりと予約システム導入側、予約するお客さま双方に数多くのメリットがありますので、予約システムについてもっと詳しく知りたい方は、下記の記事を参考にしてください。

予約システムとは?機能や導入するメリット、選び方を解説

無料で簡単に!おすすめの予約システムの作り方

予約管理業務には何がある?


予約管理にはどのような業務があるのでしょうか。一つ一つ見ていくと、細かな業務がたくさんあり意外と時間を使っているものです。

予約受付


電話やメールだけで予約受付をしている場合、通常の業務中に電話に出る必要があったり、メールを確認する必要があります。また、いただいた予約をエクセルや紙で管理している場合は、記入するという手間も生じます。
これらは全て人の手で行われることですので、時間もかかりますし聞き間違いや記入漏れ・間違いといったミスも起こる可能性があります。

予約をするお客さまの立場で考えてみると、「電話しなければいけないのか・・・」「メールでやり取りするのは面倒だな・・・」と思われるかもしれませんし、営業時間内でなければ対応できないということになると予約すること自体を諦めてしまう可能性があり機会損失にもつながります。

予約変更・キャンセル対応


予約変更やキャンセルは度々起こるものです。予約受付と同じく、予約の変更やキャンセル対応の時にどうしても人が行うことなのでミスが起こる可能性があります。

お客さまも、ネット上で予約変更やキャンセルができるのであれば、24時間いつでもできて楽です。リピーターのお客さまがいる、もしくはリピーターになってもらうためには長期的に見てお客さまが楽な予約方法を選択することがおすすめです。

決済対応


美容院やマッサージ、ネイルサロンのように実店舗での決済であれば特に決済対応のところで手間はないかもしれません。しかし、教室やオンラインレッスン 、カウンセリングなど事前決済を行う場合、予約とは別の決済サービスを利用していると、予約管理と決済管理の2つの業務が発生します。お客さまも予約をとるのにメールやラインでやりとりをし、その後、決済サイトを案内されそこで決済をするとなるとかなりの手間になります。

メール送信


来店(サービス利用)前の予約確認メール、来店(サービス利用)後のありがとうメールなど、前後でメール配信を行っている方も多いですよね。キャンペーンやセールの連絡など、サービスを一度でも利用されたお客さまに対して、一斉にメールを送ることもあるかと思います。
このメール配信作業には、配信リスト作成、メール文言作成、配信設定と手動で行うとかなりの手間になりますし、送り忘れ、送り間違いといったミスも出てきます。

顧客データの蓄積


顧客情報はどのように管理していますか?紙やエクセルで保管している場合、入力する手間が発生します。顧客情報の取り扱いは慎重に行う必要がありますが、紙やエクセルでの保管はセキュリティ面でも不安があります。

 

いかがでしょうか?このように、予約管理を全て手動で行うとかなりの手間で本来行うべき業務に支障が出たり、仕事量や仕事時間が多くなってしまいます。

予約システム導入で予約管理業務は本当に楽になる?


これまで予約管理業務について見てきましたが、予約システムを導入することで本当に予約管理業務は楽になるのでしょうか?たくさんの予約システムが存在しますがどの予約システムでも良いのでしょうか?

はじめて予約システムを導入する際は下記3つのポイントに気をつけてください。

初期費用、固定費はどれくらいかかる?


収益を伸ばすためには、できるだけコストを抑えてはじめることもポイントです。特に開業したばかりのころはなかなか売上が上がらないため、初期費用や固定費にそれほどお金をかけたくありません。
まずは、予約を受付けるためにかかる費用をできるだけ低くしておくことを心がけましょう。

操作は複雑でない?


一見、機能がたくさんある予約システムは色んなことができるので魅力的です。しかし、操作の仕方が複雑で、専門知識を持っていないと満足に設定できないというのでは意味がありません。
「自分でも使いこなせるのか」ということを意識して、システムを見てみましょう。

サポートはある?


予約システムの設定だけでなく、使い方、活用の仕方などサポートがあると安心です。というのも、はじめての予約システム導入の場合、最初からなんでもできるという方は少ないからです。それは電話やメール、チャットのサポートに限らず、Q&Aやマニュアル、活用ノウハウや集客ノウハウを提供してくれる予約システムサービスを利用することをおすすめします。

STORES 予約が予約管理におすすめの理由

初期費用0円、フリープランは無料!


はじめて予約システムを導入する際のポイントでもご説明しましたが、予約システム導入に最初は初期費用や固定費をできるだけ抑えたいものです。
STORES 予約は、初期費用は全てのプランで0円、無料で使えるフリープランもあります。無料で使えることで何が良いかというと無料でまずはやりたいことができるのか、操作は簡単か、使い心地はどうかを試すことができるということです。
フリープランは機能に一部制限がありますが、売上がきちんと上がるまではフリープランで、その後、必要に応じてプラン変更していただくことでリスクが低くなります。

専門知識がなくても、導入や運用ができる


専門的な知識がなくても誰でも簡単に操作できるところが STORES 予約の良さです。しかし簡単だったら機能が少ないではやりたいことが実現しませんよね。
STORES 予約は簡単、でも機能は充実しています!まず、基本的な予約システムとしての機能は網羅しています。

 

・予約/予約管理
・メール配信機能
・決済機能
・顧客管理機能
・集客・販売促進機能 等

 

その他にも、例えば、回数券や月謝制にも対応していたり、管理者権限があったりと、180 以上の業種に対応できる様々な機能があります。

Googleカレンダーと連携できる

アプリで便利に利用することができる


STORES 予約は管理者さま向けアプリと予約者さま向けアプリをご用意しています。アプリを使用することで、管理者さまは予約の管理がアプリで楽に、予約者さまは予約、予約の確認、予約日程の変更やキャンセルがスムーズに行えます。

STORES 予約のアプリをご紹介!

管理者さま向けアプリ

STORES 予約の管理者さま向け[店舗向けアプリ]は、無料で利用することが可能です。
アプリをダウンロードしログインしていただくと、以下のことをアプリ内で行うことができます。

 

・ご予約の管理/通知
・重要なお知らせの閲覧
・開業者向けメディア[ビズシル]の記事閲覧
・アカウント情報の編集
・管理画面へのワンタッチリンク

 

アプリをダウンロードし、ログインしていただくで今までよりもより簡単に予約の管理が行えます。

 

▶︎ iOS版:こちらからダウンロードできます

 

▶︎ Android版:こちらからダウンロードできます

予約者さま向けアプリ

クービックの予約者さま向け[Coubic – 会員アプリ]は、無料で利用することが可能です。
アプリをダウンロードし、ユーザー登録していただくと、以下のことをアプリ内で行うことができます。
・ご予約
・ご予約の管理
・ご予約の日程変更やキャンセル
・利用中の月謝商品の確認
・名前や電話番号で検索、もしくはQRコードを読み込みお気に入りのショップを登録
・電話番号や店名でのショップの検索
・参加したレッスンのレビュー記載
・アカウント情報の編集

 

アプリをダウンロードし、ログインすることで今までよりもより簡単に予約の管理が行えます。

 

▶︎ iOS版:こちらからダウンロードできます

 

▶︎ Android版:こちらからダウンロードできます

 

なお、STORES 予約 については「STORES 予約のメリット・デメリット」の記事や「予約管理を楽にする予約システム・ツール STORES 予約」の記事が参考になります。

 

STORES ウェビナー」でじっくり学ぶことも可能ですよ!

 

予約システムの比較は「無料で簡単に作れる予約システム」「無料あり!予約システム比較15選」をチェックしてみてください。

まとめ


予約管理を楽にする予約システムについて解説しました。予約システムをいざ導入するとなると、色々心配なことも出てくるかもしれませんが、まずは無料でどんなものかお試ししてみてください。

なお、STORES 予約に関するノウハウは、当サイト「ビズシル」にたくさんあります!ぜひ、参考にしてみてくださいね。

 

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