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STORES 予約 によって業務量が改善。漏れやミスをなくすことにも成功 - LUPICIA TEA SCHOOL -

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10万社以上に導入いただいている STORES 予約(ストアーズ 予約)は、さまざまな業種・業態でご利用いただいています。

今回は、オンラインレッスンの予約システムとして STORES 予約 をご利用いただいている、世界のお茶専門店ルピシアのティースクール・小澤さまにお話を伺いました。

世界各国の茶葉を使い、季節を感じられる講座を実施

- ルピシアティースクールさまについて教えてください。 

まず、ルピシアについてですが、1994年に創業した、世界のお茶専門店です。お茶を中心とした食の楽しみ方を提案しています。

 

世界各国から直接買い付けた紅茶、烏龍茶、日本茶はもちろん、オリジナルのブレンドティーやフレーバードティー、ハーブティーなど、年間400種類以上のお茶を販売しています。

 

さまざまなお茶をご提供していく中で、お客さまからおいしいお茶の淹れ方やアレンジ、お茶の歴史などを知りたいといったご要望を多くいただき、2003年にティースクールはスタートしました。

 

最終的にお茶は、お家で楽しむものです。なので、どなたにも気軽にお家でお茶をおいしく楽しんでいただくことを目指しています。

 

現在は対面でのレッスンではなく、オンラインでのレッスンをメインに行っています。

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小澤さま

 

- たくさんのレッスンがありますが、レッスン内容はどのようにして決めているのでしょうか?

レッスン内容に一番注力していて、作るときにいつも意識していることは、季節感です。旬のお茶を使い、取り入れやすさにも心掛け、日々の暮らしに合わせて企画をしています。

 

また、買い付けから製造販売までを全て自社で行っているため、味だけではなく、その背景や文化もお伝えするようにしています。

 

世界の産地の写真や買い付けのエピソードなどを盛り込んで、バイヤーからの生きた情報をお届けできるんです。

 

- オンラインレッスンですと直接コミュニケーションがとれない難しさがあると思いますが、オンラインレッスンだからこそ工夫していることや意識していることはありますか?

工夫していることは、どんな環境で、どんな茶器やグラスを用意してレッスンを受けていただくのか、まず確認をすることです。

 

ご予約いただいたお客さまには、事前に教材や写真付きで当日用意してほしいリストを送っているので、みなさまお家にある茶器で参加されます。

 

お客さまごとに用意する茶器が異なるので、画面越しに環境を確認することで、お客さまに合わせた抽出方法などをお伝えできます。

 

お家でご自身でいれたお茶を、おいしく楽しく飲んでいただくための講座なので、普段何人分作っているのかなどもお伺いして、持っている茶器で簡単においしく再現できるようにしていますね。

 

- お家にある茶器でおいしく抽出できる方法を教えてもらえるのは、お客さまにとってとても嬉しいことですね。

お客さまご自身にお茶をいれてもらうので、今まで以上に色や味の違いがわかりやすい茶葉を選ぶようにもしています。

 

あとは、一方的な講義にしないよう、コミュニケーションをとって参加してもらえるよう意識もしていますね。

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オンラインレッスンの様子

 

- オンラインレッスンはどのような方がご利用されているのでしょうか?

今まではティースクールにお越しいただける方に参加いただいていましたが、オンラインになってからは、遠方の方も参加できるので、全国各地からご利用いただいています。

 

レッスン内容によっては、親子や学校のお友達同士で参加される方もいらっしゃるんですよ。

 

また、最近では企業さまの貸切講座も増えました。
在宅勤務を取り入れている企業が増えたので、社員同士のコミュニケーション作りのきっかけとして利用していただいています。

 

Instagramからも参加募集をしているので、オンラインレッスンによってハッシュタグに「インド好き」や「お酒好き」などを入れることで、そういった切り口から応募してくれる方も増えました。

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夏休みの自由研究として利用される親子の方も

業務量の軽減に成功。会社のシステムともスムーズに連携

- 予約システム導入することになったきっかけを教えてください。

大きなきっかけはコロナ禍による業務転換です。

 

コロナウイルスが流行り始めた当初は、対面講座とオンラインレッスンの両方とも開催予定でした。しかし、緊急事態宣言によって社員も出勤できない状況になり、オンラインレッスンをメインに切り替えることになったんです。

 

今までの予約受付方法では、煩雑だったため、何度も確認する必要があり、手が回らない状況になっていたので、予約システムの必要性を感じましたね。

 

- 対面での講座をメインとされていたときは、どのような予約受付を行っていたのでしょうか?

会社独自のシステムを利用し、数人の講師が集客から予約受付、講座までを交代で担当していました。会社のポリシーとして、どんな方が申し込みしているのかを知るために、講師が一連の業務を全て行っていたんです。

 

ただ、人が行うことなのでミスもありました。

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- 予約システムを導入するにあたり、選ぶ際のポイントなどはありましたか?

業務内容をどれだけ改善できるかがポイントでした。新規講座の企画に注力できるよう、日々の受付業務を減らしたかったんです。

 

作業時間をどれだけ減らせるか、人件費を削減できるか、ミスを減らせるか、予約受付から決済、連絡を一本化できるかは特に重視しました。

 

また、いつか対面講座も再開したかったので、対面講座でも使い続けることができるのかも見ていたポイントです。

 

- その条件を満たしていたのが、STORES 予約 だったのですね!

いくつか候補はありましたが、その中で条件を満たしている上に、会社のシステム変更もなく連携できたので、STORES 予約 を導入しました。

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- 実際に STORES 予約 を導入してみて、いかがでしたか?

受付確認や決済依頼、入金確認など、お客さまと都度メールでやり取りしていた業務を、自動配信してくれることによって軽減することができました。

 

また、その際に発生していた作業の抜けや人為的ミスもなくなりましたね。

 

- 選ぶ際のポイントでもあった、業務内容の改善ができたのですね!

はい、そうです。
また、思ってたよりも操作が簡単でした。管理画面にwebの専門用語はなく、素人でもわかりやすい言葉ですし、触っていれば機能の理解もでき、画面変更がすぐにできます。

 

スタッフ数名で管理していますが、誰でもできますし、仕事の引き継ぎもスムーズにできました。作り的にわかりやすいので、マニュアルがいらないのも助かりました。

 

今まではエクセルで管理していた顧客管理も、講座や日程ごとにお客さまのデータが編集できるので、管理しやすくなりましたね。

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対面とオンラインを両立し、講座のバリエーションを増やす

- 今後の展望を教えてください

予約システムを導入したことによって、コロナ禍でも定期的にオンラインレッスンを続けられ、常連のお客さまも増えました。

 

今後はお客さまに合わせて、オープンイベントやプライベートイベントを開催したり、時期を見て対面講座も再開したり、講座のバリエーションを増やしていきたいです。

 

対面講座の問い合わせも増えてきているので、オンラインレッスンと両立していきたいですね。

 

- 最後に、STORES 予約 を検討されている方に一言メッセージをお願いします

時代にもあっていますし、いろんな業種の方に使ってもらえる予約システムです。
機能の追加がされたり、使用できるクレジットの種類が増えたり、どんどん使いやすく進化しています。

 

また、導入前はもちろん、導入後も分からないことがあれば随時聞けるのも安心できるポイントです。

 

迷っているのであれば使ってみるのをおすすめします。第2、第3のスタッフになってくれますよ。

 

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文:ヘイ株式会社 佐藤 妙
写真:LUPICIA TEA SCHOOLさまご提供

 

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