お知らせ 資料ダウンロード

予約システムをイベント運営で活用するメリットや利用の流れは?

予約システム イベント

 

「イベント当日の集金に手間がかかってしまう」

「空きが出ないよう直前キャンセルを効果的に防ぎたい」

 

イベントを運営しているオーナー様のなかには、こういった悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか。

 

特に開催日が不定期であったり、その都度新規集客したりするイベントの場合は、一度開催するだけでもかなりの手間と時間がかかるものです。この場合、予約システムを導入すれば予約から決済までを自動化できるため、その分イベント運営業務に集中することが可能です。

 

そこで今回は、イベントで予約システムを活用するメリットや予約の流れ、予約システムの選び方をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

予約システムとは?

予約システムとは、手作業で行っている予約業務を自動化できるシステムのことです。

予約業務をすべて手動で対応するとかなりの手間がかかりますが、予約システムを導入すれば、予約業務を自動化して手間を省くことが可能です。

 

また、予約システムは予約の受付に限らずキャンセルや日程変更、オンライン決済といった機能もあるので、業務全体の効率アップにつながります。顧客側の利便性や満足度アップにも欠かせない存在です。

 

<予約システムを活用できるイベントの例>

  • セミナー・教育講座・勉強会
  • 各種研修・ワークショップ
  • 会社説明会
  • 採用セミナー
  • 会議
  • 地域・自治体のイベント
  • 撮影会・握手会
  • 展示会
  • 各種パーティー など

イベント運営で予約システムを使うメリット

多くの予約が発生するイベントでは、予約システムを利用することで予約の受付やキャンセル、決済といったさまざまな業務の負担を減らすことができます。

事前決済を使うことができる

予約の段階で事前決済ができるので、当日の決済業務がなくなり、イベント業務に集中することが可能です。

 

また、先に決済を済ませることで、直前のキャンセルやヒューマンエラーの予防にもつながります。

出席管理が楽になる

イベントで利益をあげるためには、できるだけ多くの人に参加してもらう必要がありますが、参加者が多いほど出席管理に手間がかかってしまいます。

 

特に音楽イベントやライブ、フェスなどは参加者が多く、一人ひとりの出席状況を手作業で確認するのは困難です。

 

しかし、予約システムにはバーコードやQRコードを使った出席管理機能があるので、手作業で管理する必要がなくなります。

イベントの準備に集中できる

予約システムを導入すると、予約の受付はもちろん、予約のキャンセル、変更、決済、出欠席、スタッフのスケジューリングなど、あらゆる業務を自動で行うことが可能です。

 

そのため、イベントの計画や準備、当日のパフォーマンスもこれまで以上に集中できるようになります。

 

また、予約システムによっては集客や販売促進機能が備わっているものもあり、見込み客へのメールやアンケート、予約前のお知らせなども自動化できます。

24時間いつでも予約を受けられる

従来の予約は電話や窓口で行うのが一般的だったため、営業時間内に電話ができない、込み合っていて電話がつながらない、と困っているお客様も大勢いたはずです。

 

イベントの主催者側としても、顧客の取りこぼしや顧客満足度の低下など、デメリットになる点も多かったのではないでしょうか。

 

しかし、予約システムを導入すれば、24時間365日予約が可能になるため、予約客の取りこぼしを改善することが可能です。また、お客様側にとっても格段に予約がしやすくなるので、顧客満足度アップも期待できます。

無料から始められる

新しいシステムを導入するとなると、初期費用が高額になるケースも多いですが、予約システムは無料で始められるものもたくさんあります。

 

なかには初期費用だけでなく、基本的な機能のみであれば月額費用も無料というシステムもあるので、経費に余裕がない場合でも手軽に導入することができます。

システムを使った予約の流れ

予約システムを導入するには、企業側だけでなくユーザー側の利便性も考慮する必要があります。

 

ここでは、STORES 予約 を使ったユーザー側の予約手順をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

 

Step1.STORES 予約 アプリを開く


STORES 予約 アプリを開き「カレンダー」タブを選択し、予約したいイベントをクリックします。

 

Step2. イベントの内容を確認


イベントの内容が表示されるので、予約したいイベントで間違いなければ右下の『予約する』をクリックします。

 

Step3. イベントの詳細確認・予約


イベントの詳細や注意事項を確認し、問題がなければ『予約・スケジュール』をクリックします。

 

Step4. 予約画面の表示


するとこのような画面が表示されるので、参加するイベントの日程、時間が間違っていた場合はここで修正をしてください。

 

特に間違っていない場合は、そのまま『次へ』をクリックします。

 

Step5. 必要情報の入力


姓、名、メールアドレス、電話番号を入力し、『内容確認へ進む』をクリックします。

 

Step6. 予約内容の最終確認


予約内容の最終確認を行い、最後に『予約する』をクリックします。

 

Step7. 予約完了

 

予約が完了すると画面上部に「予約が完了しました。」と表示され、予約完了のメールが届きます。

 

予約完了メール

 

電話で予約するよりもずっと簡単で便利なので、顧客側の利便性や満足度もアップするはずです。

予約システム選びのポイント

予約システムにはさまざまな種類がありますが、イベント業務を効率化するためには、機能性を見極めることが大切です。

 

ここでは、予約システムにあると便利な機能を3つご紹介します。

事前決済機能

イベントを開催するうえで予約の次に手間がかかるのが決済です。

 

当日に決済をするとなると、イベント直前にバタついてしまうこともあるでしょうし、ヒューマンエラーが起きてしまう可能性もあります。

 

また、万が一トラブルが発生すれば、イベントに間に合わないお客様が出てきてしまったり、イベントの開始時間が押してしまったりする可能性もあるので、イベント前に決済ができる事前決済機能は必須だといえます。

顧客管理機能

顧客管理機能があると、お客様の情報をはじめ、予約したイベントや決済状況、予約の頻度などをまとめて管理することができます。

 

こういった情報は次のイベント告知や同じジャンルのイベントの集客にもつながるため、顧客管理機能があるとかなり便利です。

Zoom連携

イベントのオンライン開催が主流になりつつある現在、Zoom連携も欠かせない機能だといえるでしょう。

 

今現在、会場や教室で開催しているイベントも、オンラインで開催することで地方在住の人や仕事が忙しい人でも参加しやすくなるため、より多くの集客が期待できます。

 

また、オンライン開催のほうが準備の手間やコストを少なく抑えることが可能です。

STORES 予約 はIT・Webの知識不要! すぐに導入可能

初めて予約システムを導入するなら、180位以上の業種に対応した高機能予約システム STORES 予約 がおすすめです。

 

STORES 予約 には予約受付をはじめ、予約のキャンセル、変更、事前決済、顧客管理、スタッフ管理、集客・販売促進といったさまざまな機能が搭載されており、イベントごとに合わせた運用が可能です。

 

Zoom連携にも対応しているので、すでにオンライン開催で行なっているイベントはもちろん、これからオンライン開催を考えているイベントにも最適です。

 

また、STORES 予約 は無料で導入ができ、わずか5ステップで運用を始められます。

 

  1. アカウント登録
  2. 予約ページの作成
  3. 日程設定
  4. 支払い方法の設定
  5. 運用開始

 

難しい設定などは一切ありませんので、ITやWebの知識がない方でも十分使いこなすことが可能です。

 

予約システムをご検討している方は、『【無料あり】おすすめ予約システム15選!価格・特徴を徹底比較〜2021年最新〜」』もご覧ください。

 

イベント業務の効率化に悩むオーナー様は、この機会にぜひ STORES 予約 の導入を検討してみてください。詳しい情報は以下のページから確認ができます。 

イベント・ワークショップの予約システム|無料から使える予約システム「STORES 予約」

 

STORES 予約

 

新規導入の電話相談はこちら
TEL:03-6705-8497
(平日10:00−18:00)

予約システム STORES 予約

関連記事