「予約システムを導入したいけれど、どのような種類があるのかわからない」
「業務は効率化されるかもしれないけど、費用がどれくらいかかるのかわかりにくい」
このような理由で、予約システムの導入に踏み切れずにいる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、予約システムの導入方法や費用のほか、予約システムの代表的な種類や失敗しない選び方などを解説します。実際の導入事例も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
予約システムの基礎知識
まず、予約システムの概要や導入するメリットなど、予約システムの基礎知識を解説します。
予約システムとは？
予約システムとは、24時間いつでもインターネット上で予約受付、変更、キャンセルなどができるシステムのことです。美容院や飲食店、ホテルなどさまざまな業種で導入されています。
予約システムは予約受付と顧客管理、決済、アフターフォローなどを一括管理できるため、煩雑な予約管理業務を一気に効率化できます。
予約システムを導入するメリット
予約システムを導入すると、どのようなメリットがあるのか、具体的に見ていきましょう。
まず、お店側のメリットとして、予約を一括して把握できるため、手作業で管理していた予約受付業務が効率化され、他の業務に時間をあてられるようになります。
電話の場合は聞き取りなどでミスが起きる可能性がありますが、予約システムであればそのようなミスも減少するでしょう。24時間いつでも予約を受け付けられるため、機会損失も防げます。
予約システムによっては予約時に決済を完了できる機能もあるため、キャンセル抑止効果も見込めます。予約時に入力された情報をもとにデータ分析し、リピート率を上げる効果的な宣伝活動も可能になるでしょう。ほかにも、他社サービスと連携して活用の幅を広げることも可能です。
お客さま側も予約システムを使うメリットがあります。予約システムがないと営業時間内に電話をする必要がありますが、電話をかけるタイミングを逃すほか、お店が忙しい場合は電話がつながりにくいこともあるでしょう。
しかし、予約システムは24時間いつでも予約が可能なため、都合の良いときにゆっくり予約できますし、電話がつながりにくいこともありません。予約システムがあれば、お客さまの利便性は確実に向上します。
予約システムの導入方法 代表的な3種類
予約システムの代表的な導入方法は以下の3種類があります。
- システム開発会社に依頼する
- 既存のサイトにWordPressのプラグインを組み込む
- SaaSの予約管理システムを使う
それぞれ特徴を見てみましょう。
|
システム開発会社 |
WordPressのプラグイン |
SaaSの予約管理システム |
|
|
費用 |
高い |
無料または有料 |
無料または有料 |
|
導入までの期間 |
長い |
短い |
短い |
|
メリット |
自分のお店に合わせてカスタマイズできる |
低コスト 導入が簡単 |
コストは低め セキュリティ対策などはサービス提供会社に委任できる |
|
デメリット |
費用が高く、システム導入まで時間がかかる |
不具合などは自分で解決する必要がある |
カスタマイズに制限がある |
システム開発会社に依頼する
システム開発会社に導入を依頼する場合、希望に近いシステムを作れます。
しかし、すべての要望を確認してシステムを作成するには時間がかかり、費用も高くなりがちです。どのようなシステムを作るのかによっても費用は異なり、少なくとも数十万円、多くの機能をつけると1,000万円を超える場合も珍しくありません。
現在使用しているシステムと連動させたい、独自の機能が必要などの事情がある場合は、システム開発会社へ依頼したほうが良いかもしれませんが、そうでないなら、ほかの手段を検討したほうがコストを削減できます。
WordPressのプラグインを活用する
すでにWordPressを利用したホームページがあれば、プラグインを活用して簡単に導入できます。基本的な機能は無料で使用できるプラグインも多く、初めての導入でも費用を気にせず活用可能です。ただし、無料の場合は機能が制限されている場合もあります。
また、WordPressのプラグインは、不具合が発生した場合は自分で解決しなければなりません。また、Webサイトに合わせてカスタマイズする場合は、プログラミングの知識が必要です。
SaaSの予約管理システムを利用する
SaaSの予約システムは専用のソフトウェアやサーバーを導入するのではなく、クラウド上で利用するシステムです。インターネット環境があればどこからでもアクセスできるのが特徴です。
初期費用は無料のサービスも多く、月額料金もさまざまなプランが設けられています。無料プランが用意されている場合もあり、お店の規模や必要な機能に応じてプランを選べるのがメリットです。
デメリットは大幅なカスタマイズには向いていないことです。自分のお店でしか使わない独自の機能を追加するのは難しい場合もあります。
SaaSの予約システムをおすすめする理由
初めてでも気軽に導入しやすいのがSaaSの予約システムです。おすすめする理由を3点説明します。
また、おすすめのSaaS型予約管理システムの比較は、以下の記事をご覧ください。
『【無料あり】おすすめ予約システム15選！価格・特徴を徹底比較〜2021年最新〜』
費用が安く手軽に導入できる
SaaSの予約システムはクラウド上で提供されるため、自前のサーバー設置費用やソフトウェア開発費用などがかからず手軽に導入できます。多くのSaaS予約システムは、規模などに応じて料金プランを選べるため、無駄なランニングコストもかかりません。
IT知識不要で簡単に使いこなせる
SaaSの予約システムは操作画面が直感的なデザインになっており、パソコンが苦手な方でも簡単に使いこなせるよう設計されています。不安や疑問がある場合は、サポート体制が充実しているシステムを選ぶと、困ったときも安心して使用できます。
セキュリティ対策をお任せできる
SaaSの予約システムはシステムを提供している企業がしっかりとセキュリティ対策を行なっているため、自分でセキュリティ対策を行なう必要がありません。セキュリティを保つバージョンアップ作業や障害の対応は事業者にお任せして、本来の業務に専念できます。
予約システムの選び方
予約システムを選ぶ際の注意点を8点紹介します。
簡単に導入できるかどうか？
どれほど便利な予約システムであっても、導入に手間がかかったり専門知識が要求されたりすると、初心者にとってハードルが高いです。メールアドレスと簡単な情報の登録だけでアカウント開設が可能で、かつ、テンプレートを選んで編集するだけで直観的に予約ページを作れるシステムを選びましょう。
無料で利用できるかどうか？
予約システムには、初期費用や月額料金無料で利用できるサービスもあります。有料プランのみのサービスであっても、お試しで使える期間を設けているケースもあるため、まずは無料プランやお試し期間で使い心地を試したうえで、有料プランの導入を検討するとよいでしょう。
専門知識不要で使いこなせるかどうか？
予約システムは、パソコンやタブレットなどですべての操作を行なうため、パソコン操作に慣れていない人でも簡単に使いこなせるかどうかが重要です。操作が難しい場合、従業員への研修が必要になるほか、使える人が限られて業務負担が偏るケースも考えられます。また、操作が複雑だと思わぬミスが生じる可能性もあるでしょう。
ユーザーにとって使いやすいUI・UXかどうか？
お客さまのなかにはパソコンが苦手な方もいるはずです。わかりにくく煩雑なシステムだと、そうしたお客さまが途中で離脱し、予約に至らない可能性があります。そのため、シンプルでわかりやすいUI・UXのシステムを選ぶ必要があります。
大抵の予約システムの販売サイト・公式サイトには、実際の予約ページのサンプルが用意されているので、お客さま目線での使いやすさをチェックできます。
集客機能があるかどうか？
予約システムのなかには、メルマガやメールを自動配信する機能を備えているものもあります。予約したお客さまへリマインドメールを送るほか、過去に利用したお客さまにイベントやクーポンなどを告知するDMを配信できます。手動でDM配信などを行なっていると、配信を忘れることもありますが、予約システムであれば配信忘れもなく、きめ細かな集客対策が可能です。
決済機能があるかどうか？
予約時にオンライン決済できる機能があれば、来店当日会計する必要がなくなり会計のミスが減少します。オンライン決済は、クレジットカードでポイントを貯めているお客さまに好まれるのもメリットです。また、事前に決済されていると直前キャンセルを抑止する効果も期待できます。
顧客管理機能があるかどうか？
顧客管理機能があると、お客さまの個人情報や来店履歴を予約システムで一括管理できます。データを蓄積して分析すれば、次回の接客や集客などに活かせるでしょう。予約システムのなかには、Salesforceなど外部の営業支援ツールと連携できるものもあります。
導入実績が豊富かどうか？
予約システムを選ぶ際は、導入実績が豊富かどうかも確認しましょう。業種やサービス内容により予約システムに必要な機能が異なるため、自分のお店と同じ業種で多く利用されていれば、安心して導入できます。
STORES 予約 について
STORES 予約 はシステム導入後にイメージどおりの運用が可能になるさまざまな機能をそろえるとともに、セキュリティ対策も万全です。STORES 予約 のおもな特徴や導入事例を紹介します。
導入費用無料の予約システム
STORES 予約 の基本的な料金プランは、無料のフリープランから有料のエンタープライズプランまで5つあり、すべて初期費用は無料です。
無料プランでとりあえず始められますし、有料プランも7日間無料で試せます。お店の規模に応じてプランを選べるのがメリットです。
決済や顧客管理、集客など充実した機能
STORES 予約 は事前決済に対応しているほか、個人情報や予約履歴などの顧客管理にも対応しています。100万人以上の利用者がいる検索・予約サイト「Coubic」に掲載できるほか、Googleマップから直接予約できる機能など集客機能も充実しています。以上の機能は、無料のフリープランでも使えます。
安心のセキュリティ
STORES 予約 では、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格ISMS認証を取得し、個人情報の保護対策を行なっています。また24時間365日のシステム監視・報告システムを構築しサービスの安定稼働に努めており、システム稼働率は99．9％以上です。STORES 予約 ならば、セキュリティ対策は気にせずに自分のお店の業務に専念できるでしょう。
豊富な導入実績
STORES 予約 は、オンラインレッスン、病院、ショップなど180を超える業種に対応し、累計13万社以上で導入されています。ここでは2つの導入事例をご紹介します。
Atelier 43（アトリエヨンサン）様は、沖縄の屋我地島でシーサー作りなどを体験できる工房です。STORES 予約 を導入して団体予約がWebで受付可能になり、売上が3倍以上にアップしました。STORES 予約 は英語、韓国語に対応しているため、海外のお客さま向けにも予約ページを作成されています。
以前は、日程調整や予約確定メールを手動で送っていたため時間をとられていたそうですが、システム導入により自動で予約承認・確定メールが送られ、業務効率が150％以上も上がりシステム導入効果を実感されています。
『Atelier 43 (アトリエヨンサン） 〜ニーズの多いグループ予約などで売上が 3 倍に！〜』
神奈川県の茅ヶ崎市役所市民税課様は、確定申告相談会に STORES 予約 を導入。予約制の導入で当日の待ち時間が激減し、会場の混雑も回避されるとともに新型コロナウイルスの感染リスクも軽減できました。
オンライン予約は当初の予想以上の5割に達し、利用者からはコロナに関係なく来年も予約制にしてほしいと声が上がっているとのこと。ほかにも、予約入力フォームやリマインドメールで相談会当日の持ち物を案内したため、必要書類などの忘れ物が減少した効果もあったそうです。
『茅ヶ崎市役所 〜確定申告相談の事前予約に STORES 予約 を採用。 予約制で利用者の待ち時間短縮と、感染症対策も！〜』
今紹介した事例のほかにも多数導入事例がありますので、ぜひ以下ページをチェックしてみてください。
予約システム「STORES 予約」についてはお電話でのお問合せも受け付けています！
新規導入の電話相談はこちら
TEL：03-6705-8497
(平日10:00−18:00)
