弁護士や税理士など士業の事務所には、来談者の予約関連で悩みや問題が生まれやすいです。
特に事務員がいない個人事務所や、多くの資格保持者が在籍する士業法人の場合、予約のとり方や連携、管理方法が上手くいかず、潜在顧客を逃したり、機会損失が生じやすかったりします。
そこでこの記事では、まず士業の事務所や法人で予約システムを導入するメリットをわかりやすく解説します。記事の後半では、士業を営む方におすすめの予約システム STORES 予約の紹介もしていますので、ぜひ参考にしてみてください。
士業で予約システムを導入する6つのメリット
以下のような士業の事務所に、予約システムを導入するとこの業種ならではの問題を解消できます。
▶︎弁護士
▶︎司法書士
▶︎税理士
▶︎社会保険労務士
▶︎行政書士 など
具体的に、どのようなメリットがあるのか見ていきましょう。
1.出張が多い担当者が楽にスケジュール管理可能
弁護士などの資格保有者に出張が多い場合、電話を受ける事務担当者との調整や、スケジュール管理にタイムラグが生じる可能性があります。
担当者が裁判やセミナーで長時間連絡がつかない場合に来談予約を入れられず、潜在顧客を逃す可能性もあるでしょう。
こうしたケースには、スケジュール登録可能な予約システムの導入がおすすめです。外出先からスケジュール登録すれば、お客様が自分に合った日時を選択できますし、事務担当者の負担も軽減できます。
2.具体的な相談内容を事前に把握できる
効率的に相談対応をするには、お客様の悩みや困り事を事前に把握しておきたいものです。
たとえば離婚問題に関する悩みを1つとっても「夫の不倫で離婚を考えている」「慰謝料も請求したい」「養育費や財産分与の問題」など、さまざまな相談が予想されます。
ただ、士業の資格保有者が不在の場合、専門知識のない事務員に詳細のヒアリングは難しいです。また、電話ヒアリングに時間がかかり過ぎると、残業代など人件費も増大してしまうでしょう。事前に相談内容を把握して予約に繋げるためには、アンケート機能のある予約システムの導入がおすすめです。
アンケート機能を活用して事務所側で聞きたいことを詳しく質問できれば、事務員の負担も軽減します。場合によっては、事務員を雇わず単独運営することも可能です。
また、不得意分野の相談を防ぐことにも役立ちます。
例えば弁護士の場合、労働問題、離婚問題、相続問題、交通事故と、人によって得意分野が異なります。
しかし、弁護士のホームページに「〇〇事務所」としか書いていないと、不得意分野の相談が多く来てしまうこともあるでしょう。丁寧に断れば済む話ではありますが、その対応にかかる時間や手間は無視できません。
機能性の高い予約システムなら、予約ページに「〇〇に関するご相談」と具体的な内容の記載が可能です。お客様も離婚や債務、交通事故といったカテゴリから、自分に合ったものを選択・予約できるため、来所後のミスマッチが解消されて顧客満足度の向上にも繋がります。
3.広く新規集客できる
士業と言っても、弁護士、税理士、司法書士、行政書士、公認会計士など10以上の職業が存在します。
士業の先生になるためには、高度な専門知識が必要で、合格率の低い試験に突破しなければなりません。しかし、苦労して資格を得たからといって、仕事がどんどん舞い込んでくるわけではありません。というのも、士業の資格保有者も以前と比較すると増えており、インターネットで「弁護士」「税理士」と検索すると、非常に多くの事務所が出てきます。その中で、まずは、選んでもらうこと=集客が必要になるのです。
集客方法としては
・HPを作る
・ブログを書く
・SEO対策
をまず始めに行うのではないでしょうか。
上記、集客を予約システムを導入することで可能になるとご存知でしょうか？
STORES 予約は、予約システムを作ると専用ページが作成されます。HPは別途作成いただくことをおすすめしますが、専用ページをHPとして運用いただくことも可能です。
SEO対策や検索・予約サイトCoubicへの掲載も予約システムを導入するだけで無料で自動的に行ってくれます。
ブログ機能もありますので、ブログ内で事務所についてや相談内容について発信していくとお客さまに安心感を与え、相談しやすさにつながるのではないでしょうか。
4.ドタキャンを防ぎ、キャンセルが出ても空きを埋められやすい
全ての予約に言える話ですが、「予約したことを忘れてしまってドタキャン」は意外と多いものです。まずは、予約忘れを防ぐ工夫がしたいですよね。
予約システムの中には、予約前日にメールを自動送信してくれるものもありますし、キャンセルが発生した場合、キャンセル待ち予約をしている方を自動的に順次予約状態にしてくれる機能を持つものも存在します。
STORES 予約は、予約前日にメールを自動送信してくれる「予約忘れないでねメール」やお客さまがキャンセルした場合、キャンセル待ちでご予約をお取りいただいているお客さまに対して、空き枠ができた旨をお伝えするメールが自動で送信される機能である「キャンセル待ち機能」がありますよ！
5.無料相談時間の対応時間を決めることができる
士業の相談でよくある悩みの1つに、無料相談の時間が長くなってしまうことがあります。丁寧なヒアリングが必要とはいえ、あまりに長い場合は、士業の他の予定に影響することもあるでしょう。
そこで、予約システムを導入して予約時に「14:00～15:00」などの枠から日時を選択してもらえば、その時間の範囲内で終えることに納得してもらいやすくなります。また、時間を細かく区切ることで多くの無料相談への対応も可能となるため、潜在顧客を逃しにくくできるメリットも期待できます。
6.オンライン相談にも対応
予約システムの中には、オンライン相談に対応できるものもあります。コロナ禍で、人との接触をできるだけ避ける新しい生活様式が広がる中、オンラインでのやり取りが当たり前となってきています。これまで、対面で行ってきた面談もオンライン対応にすることで、相談数が減るどころか、面談場所に行く手間も省け、気軽に相談できるということで相談数は増加するかもしれません。
STORES 予約は、オンラインミーティング可能なZOOMと連携しています。予約を取りながらそのままオンラインでの面談が可能ですので、お互いスムーズです。
ZOOMを STORES 予約 で使う方法は下記の記事を参考にしてください。
Zoom×STORES 予約 で始めるオンラインレッスンの〜メリットや予約・決済など導入方法を徹底解説〜
なお、予約システムについては「無料で簡単に作れる予約システム」「無料あり！予約システム比較15選」の記事を参考にしてください。STORES 予約 については「STORES 予約のメリット・デメリット」の記事や「予約管理を楽にする予約システム・ツール STORES 予約」の記事が参考になります。
士業向け予約システムなら STORES 予約
予約システムとして多くの士業事務所に選ばれているのが STORES 予約 です。
効率的な相談予約や不在時の対応、事務員の負担軽減を実現できる基本的な予約機能はもちろん、相談内容の把握を容易にする入力項目やアンケートのカスタマイズ、無料相談以外のセミナーや相談会予約にも利用可能な機能、キャンセル待ちや自動DM配信などが可能です。
STORES 予約にはこの他にも多くの機能があり、たくさんの士業事務所に導入されています。
STORES 予約 士業向けテンプレート
※上記のテンプレートで、どのような予約ページが作成できるか見ることができます！
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初期費用 |
無 |
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月額費用 |
・フリー：無料 ・スモール：月額 9,790円（税込） ・チーム: 月額19,690円（税込） ・ビジネス：月額28,600円（税込） ※年関契約の場合の料金です |
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各種手数料 |
・クレジット決済の場合、発生した売上に対して4.9%+99円 の決済手数料あり。 |
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スタッフ管理機能 |
有 ・出勤スケジュール管理 ・Googleカレンダー連携 |
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顧客管理機能 |
有 ・顧客カルテの自動作成 ・顧客カルテへのメモ登録 ・顧客データのアップロード、ダウンロード メール送信 など |
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予約者情報カスタマイズ機能 |
有 ・予約時の入力項目カスタマイズ |
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アンケートのカスタマイズ機能 |
有 ・アンケート項目カスタマイズ |
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公式サイト |
ここがポイント！
・無料相談の予約
予約したい日時を指定して予約を受け付けることや、定員や残り枠などの管理、アンケート機能で事前に相談したい内容をヒアリングすることができます。
・1対1の個別相談の予約
弁護士や税理士ごとのスケジュールを事前に登録し、相談内容を指定した上で予約を受け付けることができます。
・相談会やセミナーの予約
有料・無料問わず、複数人を対象としたセミナーや相談会の受付が可能です。キャンセル待ちの設定もでき、お客様の取りこぼしを防ぎます。
まとめ
士業事務所の来談者予約では、相談内容の事前把握や相談日程の管理、不在時の対応による事務員負担や潜在顧客の損失など、士業ならではの悩みが多いものです。予約システムを導入すれば、これらの悩みを解決できます。
まずは無料から使える予約システムを試して、その使い勝手や効果を実感してみるのもオススメです。
新規導入の電話相談はこちら
TEL：03-6705-8497
(平日10:00−18:00)
