パーソナルジムのホームページには、問い合わせフォームが必須だと思うけど、月額費用がかかるものでないとダメなのだろうか。そんな疑問に答えます。
結論から言うと、複数スタッフで運営している、または2店舗以上すでにある場合は、導入するメリットがあります。一方で、立ち上げたばかりの店舗であれば、必要がない可能性もあります。
ここでは、まだ予約システムを導入していない人にむけて、導入するとどんなメリットがあるのか、解説します。
この記事を書いてるのは、THEGYMというパーソナルジムWordPressテーマの制作者です。
利用者100店舗突破！SNSではホームページの制作や運用、集客に関する情報を発信しています。新潟出身の30代。2013年からフリーランスに転身。
予約システムの有無はフェーズによる
まず、ジムの規模や展開フェーズによって、予約システムの必要性は変わります。
開業初期段階では顧客数が限られているため、シンプルな予約方法で事足りることが多いです。例えば「Googleフォーム」のような連絡フォームを利用することで、予約受付が可能です。
※ 副業でのジム運営や、初期から業務効率化やマーケティング施策を強化したい場合においては、予約システムを入れ早期から顧客情報を溜めていくことをオススメします。
STORES 予約 さんでは無料からも使えるプランもあります。
一方で、ビジネスが成長し、顧客数が増えてくると、より効率的なシステムが求められます。
予約システムがないと困ること
その理由は以下の通りです。
- 手作業にかなりの時間と労力が必要
- 予約や決済の管理が煩雑になり、誤りが生じやすい
- 営業関連のメールと混在しやすい
手作業にかなりの時間と労力が必要
手動での予約管理は、特に複数のスタッフや2店舗以上を持つジムでは、管理の複雑さを増します。以下は、お問合せフォームから予約までの作業例です。
①お問合せフォームからメールをチェック
②メールアドレス、氏名、など取り出して、スープレッドシートに入力
③スケジュールを確認して担当スタッフを割り振る
④トレーニング完了したら、顧客リストに何回目なのか更新する
顧客数が多くないときは、そこまで大変に感じないことかもしれませんが、顧客が100名を超え、分担するスタッフが増えていくと、その分時間がかかります。
そのため、緊急性が高く重要なことができなかったり、大事な仕事に支障をきたす可能性があります。
予約や決済の管理が煩雑になり、誤りが生じやすい
パーソナルジムにおいて、お問い合わせの経路が複数あります。
- LINEや電子メール
- 電話連絡
- ウェブサイト経由のコンタクトフォーム
- ソーシャルメディア（特にインスタグラム）
- 店舗来店による問い合わせ
経路が複数あると管理が複雑になり、情報の抜け漏れや重複予約など、ミスを引き起こしやすくなります。
また、回数券や月謝の管理が煩雑になり、残回数が減ったタイミングでの購入販促などが難しくなっていきます。
営業関連のメールと混在しやすい
営業メールやその他で混ざると、重要な情報が見落とされるリスクが高まります。
問い合わせや予約の変更リクエストが、プロモーションメールや他の営業活動と混ざってしまうと、重要なメッセージを見逃す可能性があります。
これはお客様の満足度低下につながるだけでなく、ビジネスにとって重要な機会の損失にもなるかもしれません。
予約システムの活用術
メリットは以下です。
- スケジュールを管理できる
- 予約から支払をすべてネット完結
- 月謝の支払いが可能に
- 電話対応がなくなる
スケジュールを管理できる
まず１つ目のメリットとして、スケジュールの管理が簡単になります。
個人やフリーランスで活躍されている場合は、Googleカレンダーと連携することによって、時間が空いていない時間帯の予約受付を停止することもでき、ダブルブッキングのリスクを軽減できる点も優れています。
また、既存のシステムからの移行もスムーズですし、特に複数店舗を運営する場合は、全店舗のスケジュールを一元管理できるため、活用すると店舗運営がスムーズになります。
予約から支払をすべてネットで完結
２つ目は、決済です。
予約から支払いまでの全プロセスをオンラインで完結できます。
レジでの手続きが不要になり、スケジュール変更やキャンセルもクライアント自身がオンラインで行えます。また、お客様がクレジットカードを忘れる、、なんて心配もなくなり、受付業務の負担が大幅に減少します。
予約から支払をすべてネットで完結することによって、顧客の利便性を高めると同時に、ジム側の管理負担も軽減するでしょう。
月謝の支払い
３つ目は、月謝の支払いです。
STORES 予約 さんには月謝支払い機能があり、オンラインで自動更新され、どれだけサービスを消費したかを画面上で簡単に確認できます。
これまで紙で管理していた月謝の記録も、すべてオンラインで管理可能になります。自動化により、支払いの管理が効率的かつ正確に行えるようになり、運営側の作業負担が軽減されます。
また、残回数が減ったタイミングで、声を掛ける・メールを送付するなど効果的なマーケティング施策を行うことができます。
電話対応がなくなる
ホームページ制作を行なっているクライアントさんには「電話番号を掲載せず、ネットですべて完結する」という店舗もあります。
これにより、スタッフはトレーニングなどの核心業務に集中できるようになり、全体的な業務効率が向上します。
電話対応による中断が減少することで、より質の高いサービス提供が可能になります。
導入事例について
STORES 予約 さんの事例は詳しく書いてあって、全部読んでみてほしいのですが、事例としてわかりやすいモノをいくつか厳選してご紹介します。
・各店舗の予約・決済・顧客管理を一つに効率化。運用支援で全店導入もスムーズに - REAL WORKOUT -
こちらは有名なREAL WORKOUTさん。
お客さまとの日程調整やり取り、店頭での決済対応、など、どの店舗でもかかえる悩みについて書かれており、予約システムを導入するとどういうメリットがあるのか、というイメージがしやすい記事になっています。
・フロント業務の効率化で月間100時間削減！受付スタッフを1名体制に - スポーツクラブエンターテインメント A-1 笹塚店 -様
こちらは「使いやすさ」について書かれています。
管理側だけでなく、お客さまからみて評価が高いという点も、検討する上で大事な部分だと思います。また、サイトの立ち上げが簡単という点も、導入側としても気になるところなので、ぜひ参考にしたい部分です。
相場感について
予約システムの平均的な月額料金は、約10,000円です。
店舗規模や使いたい機能によって料金が変わるので、もしよければこちらを参考ください。
Web予約システムの比較ポイントとは？人気5サービスを徹底比較
最後に
今回の記事で予約システムのメリットや必要性についての理解が深まったことと思います。しかし、システム導入だけが成功の鍵ではありません。大切なのは、お客様とのコミュニケーションをいかに効率的に、かつ質高く行うかです。
次回は、より多くのお客様にアプローチし、コンバージョンを上げる予約フォームの作り方に焦点を当ててご紹介します。ぜひ「さらにコンバージョンを上げる予約フォームの作り方」にもご注目ください。
