インターネットやスマートフォンの普及により、インターネットでも予約が可能なところが増えてきて便利になりました。インターネットで予約を受け付けるツールには、予約フォームと予約システムがあるのはご存じでしょうか。
今回は、予約フォームの機能や活用するメリット、予約システムとの違い、無料で予約フォームを作成できるおすすめのサービスを7つ紹介します。予約業務を効率化したい・無料の予約フォーム導入を検討している人はぜひご一読ください。
予約フォームとは？
予約フォームは、画面に表示される名前や住所、電話番号などの必要項目をお客さまが入力すると店側へ自動的に送信されるツールです。受け付けた内容を自動送信するだけのため、予約の確定は店側が手動で行なう必要があります。予約フォームによってはフォームの受付が完了すると、受付メールを自動で送信できるサービスもあります。
予約フォームは、フォーム作成サービスを使えば、専門知識がなくても簡単に作成可能です。フォーム作成サービスでは、予約受付以外にも会員登録、アンケート、お問い合わせ、資料請求などでも利用されています。
予約フォームを活用するメリット
予約フォームを活用するメリットをいくつか紹介します。
予約フォームを活用すると、24時間自動で予約受付が可能になり、予約の取りこぼしが減少します。予約方法が営業時間内の電話のみの場合、電話をかけるのが面倒だと感じる人もいますし、そもそも電話で話すのが苦手な人もいるでしょう。お客さまの都合に合わせて、電話なしでいつでも予約できると利便性が高まり、予約率も上がります。
予約申し込みが電話だと、スタッフが必ず対応しなければなりません。電話を受けて、空き状況を確認し、受け付けた予約を記録……と対応に時間がかかります。しかし、予約フォームを利用すれば自動で予約の受付ができるため、スタッフは電話対応などを行なわなくて良く、業務に専念できる時間が増えるでしょう。
受付した内容は管理画面や通知メールで確認できるほか、サービスによっては受付内容をCSVなどでダウンロード可能です。電話などの口頭ではなく文字で保存されるため、ダブルブッキングなどの人為的ミスが減るほか、収集したデータをマーケティングに活用することもできるでしょう。
予約フォーム作成サービスのおもな機能
予約フォーム作成サービスのおもな機能をいくつか紹介します。
まず、自動返信メールです。予約フォームに入力が完了し送信されると、お客さまに自動返信メールが送信され、予約が受け付けられたことが伝えられます。自動返信メールが届けば、ひょっとしたら予約ができていないのではないかというお客さまの不安を取り除けるでしょう。
次に、入力補助です。フォームに入力する住所は郵便番号を入力するだけで都道府県や市区町村を自動で補完するほか、必須項目に入力された内容のエラーを表示する機能もあり、お客さまのフォーム入力をスムーズに補助できます。
受付定員設定や公開期間設定も可能です。申込人数が定員に達した場合、非表示にして受付を締め切るほか、公開期間を設定した募集もできます。
サービスによっては回答データを外部サービスと連携させ、データ分析や顧客管理も可能です。顧客管理機能は有料プランだけの場合もあり、導入する際は機能が無料で利用できるかしっかり確認しましょう。
予約フォームと予約システムの違い
予約フォームと予約システムは、同じもののように感じてしまうかもしれませんが、中身は大きく異なります。それぞれの違いを説明します。
予約フォームは自動で予約を受け付けるのみで、予約の確定は手動で行わなければなりません。キャンセルや変更もできないため、確定・変更・キャンセルなどは電話やメールでのやりとりが必要です。一方、予約システムは予約受付・変更・キャンセルは自動で対応が可能で、予約日直前のリマインドメールも送れます。
予約フォームは予約の受付のみに特化しているのが特徴ですが、予約システムは予約以外の機能も充実しているのが特徴です。事前決済・顧客管理・SEO・販売促進など広範囲な業務を予約システムで一括管理できます。
予約システムは予約タイプも細かく設定可能で、お客さまで自由に時間が設定できるもの、決まった予約枠のなかから選べるもの、スタッフ指定ができるものなど、幅広い業種の予約に利用できます。空き状況をお客さま・管理者双方から一目で確認できるため、予約管理が効率化されるでしょう。
予約受付のみを自動化したい場合は予約フォームが簡単ですが、顧客管理業務まで広く効率化するには予約システム導入がおすすめです。
無料で予約フォームを作れるサービス7選
無料で予約フォームを作れる人気サービスを7つ紹介します。
①STORES 予約
STORES 予約 は予約フォームだけでなく、予約管理・顧客管理・事前決済など予約業務に必要な機能をまとめてそろえた予約システムです。
機能は多彩ですが、Webの知識がなくても簡単に予約の作成や管理などができます。管理者とお客さま双方から空き状況が一目で確認でき、予約タイプも細かく設定できます。
予約時にクレジットカードによる事前決済も可能で、直前の予約キャンセルを防止できるでしょう。無料プランの場合は月間予約数が100件、予約ページが2ページの制限がありますが、顧客管理も含めた一括管理を検討されている人には非常におすすめです。
②フォームメーラー
フォームメーラーは登録数40万アカウントを超える、個人から大企業・官公庁まで幅広い業種に利用されているサービスです。用途別にテンプレートが準備されているため、写真とテキストを差し替えるだけの直感的な操作で簡単にフォームを作成できます。
無料プランでは、1つのフォームに項目を7つ設置できるほか、5つのフォームまで作成可能です。予約は1時間に50件まで受付可能で、入力されたデータは6ヵ月間保存されます。
無料プランでも、フォームの公開期間や受付定員を設定できるため、応募フォームで定員を超えた際に自動的に応募受付の終了が可能です。
③formrun
formrunは、最短30秒でフォームが作成可能なサービスです。40種類以上のテンプレートがあり、クリック操作のみでフォームを作成できます。フォーム作成時だけでなく、運用時も直感的な操作のみで使用できるのが特徴です。
情報セキュリティマネジメントの国際規格「ISO 27001」を取得するなど、安全性にも気が配られています。ほかにも、フォームへの入力が正しいか判定するバリデーション機能や、住所入力自動補助機能もあるため、お客さまの負担軽減や満足度向上が期待できるでしょう。
無料プランはフォーム作成が1つまで、個別メール送信が月10通までとなっています。
④フォームズ
フォームズは、21年の歴史を持つ老舗サービスで、これまでに150万以上のフォームがフォームズを使って作られています。
PayPalやクレジットカード決済に対応しており、予約時に支払いを完了できるほか、無料プランでも制限数なくフォーム作成できるのが特徴です。1フォーム12項目まで設定でき、予約受付のログは1フォームあたり100件まで保存されます。
⑤オレンジフォーム
オレンジフォームは、作成したフォームをFacebook・Twitter・LINEでシェアできます。告知をSNSで行なえるため、予約フォームを作ったのに利用が少ないというケースを防げるでしょう。
無料プランでも自由度が高く、氏名やメールアドレスなど決まった入力項目以外にも、オリジナルで入力項目を設定可能です。フォーム作成数は無制限ですが、将来的に制限される可能性があります。
⑥スグフォーム
スグフォームは、無料プランでも多機能なサービスです。無料プランの回答データ保存期間は1ヵ月ですが、データ保存数・フォーム作成数・項目設置数・フォーム送信数が無制限に使えます。
フォーム公開期間の細かい設定が可能で、受付上限数の設定もできるほか、フォームへの入力内容をチェックする機能や自動補完入力も備えているなど機能が豊富です。
連続投稿を制限してスパムを防止するほか、パスワードの設定やIPアドレスによるアクセス許可も可能など、セキュリティ対策も充実しています。
⑦Googleフォーム
Googleフォームは、作成フォーム数が無制限で、追加可能な項目数も無制限のため、項目を多く追加したい人におすすめのサービスです。
利用者が多く、ブログなどでも使い方が紹介されており、問題が発生しても自分で検索し解決しやすいでしょう。
回答はスプレッドシートに保存可能で、自動集計で回答の分析もできます。フォームの情報はGoogleドライブに保存されます。
最後に、ここまでご紹介したサービスの特徴を簡単にまとめておきます。
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サービス |
特徴 |
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STORES 予約 |
予約受付だけでなく、予約管理・顧客管理・事前決済など必要な機能が一つにまとまっている |
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フォームメーラー |
個人から官公庁まで幅広い業種で利用されている 無料プランでも公開期間や受付定員を設定可能 |
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formrun |
最短30秒で作成可能 40種類以上のテンプレート |
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フォームズ |
21年の歴史をもつ老舗サービス 事前決済が可能 フォーム作成無制限 |
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オレンジフォーム |
SNSとも連携が可能 フォーム作成数無制限 |
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スグフォーム |
無料プランでも多機能 スパム対策などセキュリティ対策も充実 |
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Googleフォーム |
フォーム作成数・追加項目数無制限 利用者が多く、トラブルをインターネット上で解決しやすい |
予約フォームを設置して予約業務を効率化しよう
予約フォームを設置すると、24時間自動で予約受付が可能になり、予約率の向上や予約業務の効率化が期待できます。お客さまも自分の時間があるときにいつでも予約できるようになり、満足度が高まるでしょう。
初めて予約フォームを導入する際は、無料プランを利用して機能や使用感を試してみることをおすすめします。予約フォームを選ぶ際は必要な機能を見極め、操作性やセキュリティにも注意して、自分に合うツールを選びましょう。
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