公共施設・スポーツ施設、予防接種の予約管理、顧客管理、決済で課題を抱えている施設管理者さんも多いのではないでしょうか。今では無料の予約システムや管理ツールが多くあり、コストをかけることなく効率的に施設管理することが可能です。
今回は、施設に導入すべき予約システムについてや、予約システムのメリット・デメリットを解説しつつ、導入事例をご紹介したいと思います。
予約システムとは
予約システムとは、予約に関わる様々な業務を自動化し予約業務を効率化してくれる便利なシステムです。代表的な機能としては、24時間365日予約受付、日程変更、キャンセル対応をしてくれる予約管理機能、予約いただいたお客さまの顧客情報を安全に管理・蓄積してくれる顧客管理機能、メールを適切なタイミングで自動配信してくれるメール自動配信機能、そのほかにもオンライン決済機能や集客機能を持った予約システムも存在します。
予約システムについては「無料で簡単に作れる予約システム」「施設管理におすすめの無料予約システム・アプリ」の記事にも詳しくまとめていますのでこちらも参考にしてください。
予約システムを導入する3つのメリット
予約受付・管理が圧倒的に楽
24時間365日予約を自動的に受け付けてくれ、日程変更やキャンセルの対応まで可能。これまで電話やメールで予約を受け付け、紙やエクセルで管理されていた担当者の方の業務が驚くほど楽になります。また全てシステム上で行われるため、聞き間違い、記入間違いのような人的ミスがなくなります。
自動配信メール機能を使えば、予約前日のリマインドメール、利用後のサンクスメールなどが適切なタイミングで正確に自動的に行われます。
利用者の利便性アップ
多くの予約システムで自社ホームページに予約カレンダーの埋め込みが可能です。予約状況が一目でわかる予約カレンダーがあると利用者の利便性がアップします。
予約システムにもよりますが、例えば弊社が提供している予約システム「STORES 予約」であれば予約者向けアプリもあります。アプリであれば、すぐに自分が予約した予約日時が分かり、もし日程変更やキャンセルがあった場合もアプリですぐに解決できます。
セキュリティ面でも安心
これまで顧客情報を紙やエクセルで管理されていた場合、セキュリティ面でも不安があります。多くの予約システムはセキュリティ対策をしっかりとしています。
例えば、予約システム「STORES 予約」であれば、SSLサーバー証明書は全てのサイトに標準装備、システムのバックアップ、更新履歴の保持を行い、万が一の障害等が発生した場合も復元可能な対策をとっていたり、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格である「ISO/IEC 27001:2013 / JIS Q 27001:2014」に基づくISMS認証も取得しています。（認証登録番号: IS 738749)
その他
施設管理をされている施設管理者さまの中には、予防接種の施設提供に対応されるかもしれません。予約システム STORES 予約 は新型コロナウイルスワクチン接種予約の予約対応も可能です。
予約システムを導入するデメリットはあるの？
予約システムを導入するメリットがある反面、デメリットも存在します。
予約システムによっては設定・操作が難しいことがある
例えば、予約システム自体がうまく使いこなせないというケースもあり得ます。機能がたくさんあるけど設定が難しい、専門知識が必要という予約システムも存在します。
一方、専門知識は必要なく、設定や操作はシンプル。入力項目に必要な情報を入れていくだけで立派な予約システムが完成する予約システムも存在します。ちなみに予約システム STORES 予約 は設定、操作が簡単ということで好評をいただいているシステムです。予約システム導入前には操作性も確認いただくことをおすすめします。
料金が発生する場合がある
予約システムによっては、料金が発生する場合があります。
例えば、月額○円という有料プランを契約した場合は毎月料金が発生します。他にも、オンライン決済を利用する場合は、決済手数料として料金が発生します。オプションで機能を追加した時にも料金が発生します。
一方、予約数や機能関係なく無料で利用可能という予約システムもありますので、機能や料金を総合的に判断して予約システムを比較検討されることをおすすめします。
施設予約システムなら STORES 予約 がおすすめ
予約システム「STORES 予約」は、施設予約におすすめです。先ほどメリットでご紹介した、予約管理、自動配信メール、予約カレンダー埋め込み、予約者向けアプリ（管理者向けアプリもあります）、セキュリティ対策など予約業務に関する機能はほぼ網羅しています。
また、初期費用0円、無料で使えるフリープランもありますので、まずは試しに利用してみたいう方、操作性の確認などにも気軽にご利用いただくことが可能です。
STORES 予約 についてはSTORES 予約のメリット・デメリット、無料でここまで！STORES予約の8大機能の記事も参考になります。
STORES 予約 については、下のサービス紹介資料で詳しく解説しています。STORES 予約 について詳しく知りたい方は、下記のボタンより資料をダウンロードしてください。
なお、様々な業種・業態で利用されており、施設予約システムとしての実績も多数ありますので導入事例についてはこの後ご紹介させていただきます。
施設予約システム導入事例
東松山市化石と自然の体験館 さま
「東松山市化石と自然の体験館」は、東松山市が海の底だった約1,500万年前のサメの歯化石を含んだ岩塊を使って化石発掘体験ができる施設です。室内で体験できる埼玉県内唯一の施設です。
こちらの体験館で、STORES 予約 をご利用いただいています。
Bridgestone Innovation Gallery さま
「Bridgestone Innovation Gallery」は、ブリヂストンの技術開発拠点である小平地区を再構築して開設する「Bridgestone Innovation Park」の最初の施設としてオープンしました。ブリヂストンと、お客様、ステークホルダー、そして社会とをつなぐ、新たな「共感」の場と位置づけており、ブリヂストンの歩みやDNA、事業活動、さらに未来に向けた活動をご紹介しています。
こちらの施設で、STORES 予約 をご利用いただいています。
BLUE SEAL ICE PARK さま
「BLUE SEAL ICE PARK」は約70年の歴史を伝えるヒストリー展示をはじめ、アイスクリーム製造現場の見学、そして県内初のアイスバーデコレーション体験ができます。
こちらの施設で、STORES 予約 をご利用いただいています。
まとめ
施設管理の予約業務を効率化させるには、施設予約システムの導入は不可欠です。施設予約にはぜひ、無料からお使いいただける予約システム「STORES 予約」をお試しください。
予約システムを比較検討したいという方は無料で簡単に作れる予約システム、おすすめ予約システム比較をチェックしてみてください。
予約システム「STORES 予約」についてはお電話でのお問合せも受け付けています！
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TEL：03-6705-8497
(平日10:00−18:00)
