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紙の予約台帳まだ使ってる?無料の予約システムで業務をラクに!予約数もアップ【2021年最新】

紙の予約台帳まだ使ってる?無料の予約システムで業務をラクに!予約数もアップ

 

紙の予約台帳で予約管理するのは面倒だけど、予約システムは高そう、使いこなせないと思っていませんか?

最近では、無料で簡単に使える予約システムも増えています!

この記事では、現在紙の予約台帳を使っていて、予約システムの導入を考えているという方に向けて、予約台帳と予約システムの違い、選ぶポイントや、無料で使えるおすすめのツールをご紹介します。

紙の予約台帳と予約システムの違い

紙の予約台帳と予約システムの違いは何なのでしょうか。ここでは3つのポイントに分けて解説します。

予約業務にかかる時間

紙の予約台帳と予約システムの最も大きな違いは、予約業務にかかる時間です。

紙の予約台帳で管理されている方は、電話やメールで予約を受け付けているかと思いますが、電話やメールでのお客さまとのやり取り、日程、時間の調整、お客さまの名前、連絡先を聞き、その内容を台帳に記入するという作業が発生します。1日に予約が入るのが数件だとしても、1件の対応に3分程度かかるとすれば、1月で考えると数分〜数時間の対応業務が発生していることになります。

一方、予約システムは、ネット上でお客さまが予約をするため、基本的に対応業務というのは発生しません。他の業務を行なっている間に、予約が完了してしまいます。

ミスが発生するかどうか

紙の予約台帳で管理されている方は、聞き間違い、記入間違いなどミスが起こる可能性があります。また、自分がミスをしていなくても、お客さまが言い間違いなどによって希望の予約日時の予約が取れていない場合、トラブルに発展するかもしれません。

予約システムであれば、聞き間違い、記入間違いは発生しません。また、お客さまの方で入力ミスがあったとしても、こちらに非はないためトラブルに発展するということもありません。

セキュリティ

昨今、個人情報の取り扱いは、どのような企業においても慎重にならざるを得えないものです。どのような管理をしているにしても、細心の注意を払う必要があります。

紙の予約台帳でお客さまの情報を管理している場合、基本的にはないと思いますが、間違って紛失したり、誰かに取られてしまったりすることも可能性はゼロではありません。過去の予約台帳の管理、破棄の仕方にも注意が必要です。

 

予約システムを導入しても、もちろん、顧客情報の管理は慎重に行う必要がありますが、個人情報の保護、情報漏洩対策、セキュリティ強化がしっかりされている予約システムであれば、リスクが下がり安心して利用することができます。

 

現在、 Excel(エクセル)で予約管理をしていて予約システムの導入を検討している方向けに、Excel(エクセル)と予約システムの比較、予約システムでできることをまとめました。ツールを比較検討する中で「自社に最適な予約システムはどれか?」を見つけるヒントにしていただけます。

 

Excel管理から予約システムへの乗り換え

予約システムを選ぶポイント

紙の予約台帳

 

これまで、紙の予約台帳と予約システムの違いを見てきましたが、予約システムを導入することで、予約業務にかかる時間を短縮できたり、人的ミスをなくしたり、セキュリティ面でも安心して利用できるということがお分かり頂けたかと思います。

ここからは、予約システムを選ぶポイントを見ていきたいと思います。

なお、予約システムについては、おすすめ予約システム比較の記事や、無料で簡単に作れる予約システムの記事も参考になります。

予約管理・顧客管理機能

予約受付も業種や業態によって異なるため注意が必要で。例えば、宿泊施設と美容院では、予約の受付方法が異なります。

宿泊施設は、お客さまが部屋のタイプと日付を選び、さらに日をまたぐタイプの予約になりますが、美容院はお客さまが担当スタッフやメニューを選び、空いている時間から予約を入れるタイプの予約です。予約システムによって、全ての予約タイプに対応できるものもあれば、ある予約タイプにしか対応できないものもあります。

どのような予約タイプが必要なのか確認しておきましょう。

予約システムの操作性

パソコンが得意な方もいれば、苦手な方もいます。自分や予約システムを操作する可能性のあるスタッフが設定や操作しやすいものなのかどうかは、実際に試してみてから導入することをおすすめします。

予約システムによって、無料プランをずっと使えるもの、無料でお試しができるものもあります。無料で試せるものは、本格導入の前に触ってみると良いでしょう。

決済機能

予約システムの中には、決済機能が備わっているものも存在します。

オンラインで事前に決済ができれば、当日お金の徴収がなくスムーズですし、ドタキャンを防ぐことにも効果があります。

なお、月額課金や回数券といった便利な機能もある予約システムもあり、スクールやレッスンを開催する事業者さまは、月額課金や回数券機能もチェックしてみると良さそうです。

セキュリティ

紙の予約台帳と予約システムの違いでも触れましたが、セキュリティが高いシステムを選んだほうが安心です。

・SSL設定(データ通信の暗号化)への対応
・情報漏えいの対策
・個人情報保護
・データ保全・保護

また、Pマークの取得や国際規格の1つであるISMSを取得している予約システムかどうかもセキュリティを確認する際の1つの判断軸になります。

無料で利用できるおすすめ予約システム

STORES 予約

 

無料で利用できるおすすめの予約システムは、STORES 予約 です。誰でも簡単に設定ができるというところが特徴で、既に利用されているお客さまからも設定のしやすさ、操作性は特に好評です。

基本的な予約管理機能・顧客管理機能はもちろん、オンライン決済、月額課金・回数券機能も無料で利用することが可能です。無料でも使える機能については、無料でここまで!STORES予約の8大機能の記事にも詳しくまとめています。

まとめ

予約システムを導入する=ネット予約を導入することになりますが、これまで電話やメールでのみ予約を受け付けていた方は、ネット予約を導入することで予約数アップも期待できるでしょう。

というのも、お客さまにとって、メールや電話での予約は手間がかかり、「今、忙しい時間じゃないか」、「今メール送ってもすぐに返信が来ないから、ネット予約できるところにしよう」など予約へのハードルが上がってしまうから。

 

予約システムを導入して、予約業務をラクにするだけでなく、予約数アップにぜひお役立てください。

【Excel(エクセル)・紙台帳利用者必見】操作が簡単なおすすめ予約システム&無料エクセルテンプレートの記事も参考になりますのでこちらもチェックしてみてくださいね。

 

現在、 Excel(エクセル)で予約管理をしていて予約システムの導入を検討している方向けに、Excel(エクセル)と予約システムの比較、予約システムでできることをまとめました。ツールを比較検討する中で「自社に最適な予約システムはどれか?」を見つけるヒントにしていただけます。

 

Excel管理から予約システムへの乗り換え

 

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