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在庫管理とは?目的やメリット、効率的に実施する方法など基礎を徹底解説

在庫管理

 

商品の在庫管理は、小売店やネットショップなどの「物を売る事業」を成功させるうえで欠かせない仕事です。

 

しかし、初めてお店を開く場合、在庫管理の意味やメリットがわからず、「新たな仕事が増えるのは面倒だ」と感じることもあると思います。また、なかには、在庫管理の必要性に気づきながらも、具体的なやり方がわからない人もいるかもしれません。

 

今回は、在庫管理の概要を確認したうえで、在庫管理のメリットと注意点を解説します。後半では、エクセルで在庫管理を行なうリスクや効率的なやり方、在庫管理におけるPOSシステム活用などの実務に役立つ情報もお伝えします。

 

以下の記事もぜひ参考にしてください。

ネットショップの在庫管理の方法【おすすめの在庫管理システム・サービスも紹介】

在庫管理とは

在庫管理

 

在庫管理とは、「仕入れから販売」という一連の業務のなかで、販売数などに照らし合わせて在庫数を管理することです。

 

例えば、ハンドメイド品の製作・販売をする店舗では、糸や生地などの材料も在庫管理の対象になります。そのため、ここでいう「在庫」は、以下のように後で現金化される可能性のあるものをすべて含めるのが一般的です。

 

  • 商品(製品)
  • 半製品(仕掛在庫)
  • 原材料
  • 部品

 

在庫を細かく管理する場合、包装紙などの資材や文房具などの営業在庫も対象とすることがあります。

在庫管理を行うメリット

在庫管理

 

在庫管理には、以下の効果やメリットがあります。

①在庫に関するトラブルが起きた際の責任を明確化できる

例えば、数千種類もの商品を取り扱うネットショップで、複数スタッフが分業で仕事をしていると仮定します。この場合、在庫管理をしなければ、以下のようなトラブルが起こりやすくなります。

 

  • 仕入れたはずの商品が、どこにあるのかわからない
  • 発送しようと思ったら、在庫があるはずの商品がなくなっていた
  • 商品Aが常に欠品状態でクレームがきた など

 

一方で在庫管理をしていれば、例えば「在庫があるはずの商品がなくなっていた」というトラブルが起きた場合も、以下のように問題のある担当者やオペレーションの特定がしやすくなるでしょう。

 

  • 仕入れ担当者Aの問題:仕入れ商品を管理簿に入力しなかった
  • 仕入れ担当者Bの問題:仕入れ商品をいつもと違う棚に並べた
  • 発送担当者の問題:在庫引当で商品Aが欠品になったことを共有しなかった

 

毎日たくさんの注文があるお店では、各スタッフが自分の仕事や商品に責任を持つうえでも、在庫管理をしっかり行なう必要があります。

②適正な在庫量に調整ができる

適正な在庫量とは、欠品を出さない最小限の在庫量のことです。在庫管理を行なえば、直近数ヵ月の販売傾向などから、適正な在庫量の維持に必要な仕入れ数なども把握しやすくなります。

 

また、在庫管理をしていると、以下のような気づきから、現状に合った迅速な対応も行ないやすくなるでしょう。

 

  • 最近、商品Aの在庫が0になりやすい(仕入れ数を増やそう)
  • ここ半年、商品Bの在庫が全く減っていない(2割引セールで売り切ろう) など

③コストを削減できる

在庫管理によって適正な在庫量の調整が可能になると、商品を置くスペースも最小限で済むようになります。

 

例えば、小さな雑貨を売る個人のネットショップの場合、在庫量が減って自宅内での商品保管が可能になれば、毎月高いお金を払って倉庫を借りる必要もなくなるでしょう。実店舗の場合も、在庫管理で保管スペースが縮小すれば、家賃の安い小さな店舗への移転も可能になるかもしれません。

 

また、食品などの場合、少ない在庫を早く売りきることで、賞味期限切れ商品の大幅な値下げや廃棄もなくなるでしょう。

在庫管理を行う際の注意点

在庫管理を始める際には、場合によっては以下の問題やデメリットが生じることも知っておく必要があります。

属人化するとミスが多くなる

在庫管理の仕事を属人化すれば、スタッフへの教育コストは抑えられます。しかし、一人の担当者が自分の仕事を過信していた場合、在庫のカウント間違いや入力ミスなどに誰も気づかず、誤った在庫データで店舗運営が進められることになるでしょう。また、担当者が新人の場合、そもそもの棚卸しのやり方が間違っているかもしれません。

 

こうしたミスを防ぐには、複数の担当者が在庫管理に携わる必要があります。複数人で在庫状況を把握すれば、スタッフの急な休みや離職にも対応しやすくなります。

 

また、以下のような業務の問題も明らかになり、改善や効率化もしやすくなるでしょう。

 

  • 商品が多すぎて探しづらい
  • 在庫データと商品の実数が合わないことがある
  • 在庫数は管理できているが、適正量は維持できていない など

②在庫管理するとコストが多くなる

在庫管理を行なうと、以下のような仕事に伴う工数が増加します。

 

  • 棚卸し作業
  • 商品数の入力作業
  • 保管庫の整理作業
  • 適正在庫量の分析作業 など

 

しかし、先述のとおり、適正な在庫量を維持すると、余計な仕入れや大きな倉庫を借りる費用が削減できます。そのため、確かに工数や人件費は増大しますが、業務効率化による経費削減やミスの解消による信頼性の向上などに目を向ければ、在庫管理は費用対効果の高い施策になるでしょう。

エクセルでの在庫管理のリスク

小さな店舗などの場合、初期費用を抑えるために専用ツールを導入せず、エクセルで在庫管理をするケースがあります。エクセルによる在庫管理は、表計算ソフトを使い慣れている人からすれば手軽で、良い選択肢になるかもしれません。

 

しかし実際には、エクセルを使って在庫管理をすることで、以下の問題が生じるリスクがあります。

ルールが守られないリスクがある

複数の担当者がエクセルで在庫管理をする場合、例えば、実際の商品在庫とエクセル内のデータを合わせる必要が出てきます。そのため、エクセルを使う場合は、最初に「在庫引当をした直後にエクセル入力する」などの運用ルールを決めなければなりません。ただし、ここで注意したいのは、決めたルールが必ず守られるとは限らないことです。

 

例えば、ネットショップの受注直後に問い合わせの電話が入ってきた場合、在庫引当はしたものの、エクセル入力をすぐにできないこともあるでしょう。この場合、在庫引当をしてから入力するまでの間は、実際の在庫量とデータ内容に差異が生じます。

 

また、新人スタッフの場合、最初からすべてのルールを理解できるわけではありません。在庫引当などの処理やデータ入力などの仕事も、先輩よりも遅いでしょう。この場合も、タイムラグなどによって厳密な在庫管理ができなくなります。

入力漏れ・重複入力など人為的ミスが発生するリスクもある

エクセルに手入力をするということは、入力漏れなどの人為的ミスが生じる可能性も高まります。このミスは、現場でダブルチェックなどをすれば防げるかもしれません。しかし、少人数で運営する店舗や繁忙期の場合、複数人でのダブルチェックは現実的ではないでしょう。

 

また、仕入れや度重なる注文によって商品在庫が一日に何度も動く場合も、エクセルによる在庫管理ではミスの特定も難しくなります。

在庫管理を効率的に行うやり方

在庫管理のミスを減らし効率よく進めるには、以下のやり方を実践するのがおすすめです。

ロケーション管理を行う

ロケーションとは、商品や原材料の保管場所を指す住所や番地のことです。例えば、アクセサリー専門店が棚を使ってロケーション管理をする場合、各商品を置くエリアを以下のように指定します。

 

  • 棚Aの上段:ヘアバンド
  • 棚Aの下段:ピアス、イヤリング
  • 棚Bの上段:ネックレス
  • 棚Bの下段:アンクレット
  • 棚Cの上段:…… など

 

最初に各商品のロケーションを決めると、棚卸しもしやすくなります。また、在庫引当や仕入れ商品を保管場所に移動する作業もスムーズに行なえるでしょう。

古いものから順番に出荷する

いわゆるFIFO(First-In First-Out(ファーストインファーストアウト))のことです。FIFOは、在庫管理の原則的なルールであり、日本語では先入先出法と呼ばれます。

 

例えば、お菓子を古いものから順番で出荷すれば、「新しいお菓子を先に売ったことで、賞味期限が間近なものがなぜか大量に残ってしまう」などの問題が起こりにくくなります。

 

また、一部のお菓子の賞味期限が近くなった場合にも、普段からFIFOによる出荷をしておけば、以下のような対応も柔軟かつ迅速に行なえるようになるでしょう。

 

  • 1月31日までに仕入れた在庫を2割引セールで売る
  • 2月1日以降に仕入れたお菓子は、セール終了後に通常価格で売る など

在庫管理システムを導入する

在庫管理の効率化に欠かせないのが、在庫管理の専用システムを導入することです。専用システムには、自作のエクセルと違って、最初から在庫管理を効率化する機能が備わっています。

 

そのため、専用システムを使えば、在庫管理の初心者でも開業準備や自社の運用ルールなどを決めやすくなるでしょう。

在庫管理でPOSシステムを使用するメリットや注意点

在庫管理の効率化で特におすすめなのが、POSシステムを活用することです。

在庫管理でPOSシステムを使うメリットとは?

POSレジから登録されたデータは、システム内の機能と連動しています。そのため、POSシステムを導入すれば、以下のような業務の自動化が可能になり、人為的なミスが起こりにくくなります。

 

  • 在庫管理
  • 販売管理
  • 原価管理
  • 顧客管理 など

 

また、一般的なPOSシステムは、販売数や売上などのデータ解析機能も充実しています。在庫管理を機にPOSレジを導入すれば、システムから出てきたデータを使って、さらに売上をアップするための戦略も立てやすくなるでしょう。

在庫管理でPOSシステムを使うときの注意点とは?

注意点は2つあります。

 

まず、在庫管理ができるPOSシステムには、有料のものと無料のものがあります。これから在庫管理を始めるうえで、POSシステムがどんなものか試してみたい場合は、フリープランのあるサービスから使い始めたほうがよいでしょう。

 

もう一つの注意点は、POSシステムは、停電時に使えなくなることです。そのため、例えば、停電時にも対面販売する業態の場合は、POSシステムが使えなくなったときの運用ルールやマニュアルなどを決めておいたほうがよいでしょう。

在庫管理を自動化するなら STORESレジ の導入がおすすめ!

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在庫管理をする場合、データ入力などのコスト・工数ともにかかります。この問題を解消するには、POSシステムを導入して在庫管理を自動化するのがおすすめです。

 

なかには、実店舗とネットショップの両方を運営していて、商品在庫も共有している場合があると思います。この場合は、実店舗・ネットショップとレジがリアルタイムで連動していて、在庫管理も行なえるPOSシステム、STORES レジ の導入がおすすめです。

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