来院された患者さまとのやり取りや電話対応など、医院の第一印象を担う業務を行っている受付業務。受付業務といっても、その仕事内容は多岐に渡るので、少しでも効率よく行えたら嬉しいですよね。
受付業務を効率的におこなうための対策として注目されているのが、予約システムの導入です。近年では、予約システムを導入する歯科も増えてきていますが、自院にとってのメリットや具体的な使い道が明確でないと、安易に導入することはできないとお考えのオーナーさまも多いかもしれません。
そこでこの記事では、歯科に予約システムを導入する一般的なメリットについて、詳しい解説や、実際の導入事例をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
- 歯科医の予約管理の現状
- 歯科医がネット予約システムを導入するメリット
- 予約システム「 STORES 予約 」の歯科におすすめの5つの機能
- STORES 予約 の歯科への導入事例
- 無料から使える STORES 予約 がおすすめ
歯科医の予約管理の現状
予約システムが導入されていない多くの歯科では、予約台帳など紙ベースでの管理を行ってるところがほとんどだと思います。
その場合、以下のような悩みを抱えているのではないでしょうか。
- 記入漏れや記入ミスの発生
- ドタキャンにより、予約の空きが出てしまう
- 電話での予約受付対応に時間がかかり患者さまを待たせてしまう
- 前回の予約や治療内容がカルテを見ないと把握できない
- 急な来院で対応できないことがある
その他にもたくさんの悩みがあるかと思います。
このように予約受付や変更がうまく行えないと、いつも以上に業務時間がかかってしまいますよね。そうなってしまうと、患者さまの満足度が下がり顧客離れに繋がってしまうでしょう。
歯科医がネット予約システムを導入するメリット
ネット予約システムの導入で得られるメリットは歯科によってさまざまですが、主なメリットをご紹介いたします。
予約業務の手間が削減できる
患者さまが希望する時間帯の予約を取るとき、電話にて行うのが一般的です。その際、患者さまとスタッフの両人が、すれ違いのないよう日時を調整します。
至ってシンプルな工程に思えますが、患者さまの希望した日時に既に予約が入っていたり、電波状況によって声が聞こえにくくうまくコミュニケーションが取れなかったりなど、スムーズに行えないことがほとんどでしょう。
また、レセプト前は残業時間が増えることも多いため、予約業務の手間はできるだけ軽減したいところです。
予約システムを導入すれば、予約受付やキャンセル、日程・時間の変更などが自動化されるため、予約業務に割く時間と手間を大幅に削減することができます。スタッフの負担を軽減して、少人数でも効率的に対応できる歯科にしたい場合は、予約システムの導入が適していると言えるでしょう。
患者さまの利便性・満足度が上がる
予約システムを導入すると、病院側だけでなく患者さまにも嬉しいメリットが。
電話での予約の場合、時間帯によってはなかなか繋がらず、患者さまにネガティブな印象を与えてしまい、潜在顧客を逃す可能性も出てきてしまいます。
しかし、ネット予約システムは、パソコンやスマートフォンから直接予約ができるので、患者さまは時間や場所を気にせずいつでもどこでも予約することが可能です。
また、予約の際には受信時間や混雑状況が確認でき、待合室で何時間も待たされるということもなくなります。
予約システムを導入することによって、予約がスムーズに行える上に待機時間を短くできるなど、患者さまのストレスが減ると同時に、満足度をあげることができるのです。
必要な情報がすぐに出せる
患者さまの個別の情報を紙で管理している場合、必要な情報がすぐに出てこないだけでなく、セキュリティー面でも不安ですよね。
予約システムなら、患者さまが入力した名前や住所、年齢、電話番号といった顧客情報として蓄積されるだけでなく、引越しなどで情報に変更があった際も自動で更新されます。
また、患者さまの対応履歴を書き込んだり、予約や決済履歴を紐づけたり、カルテをもとにメールを送信したりすることも可能です。
新患・再診を増やせる
予約時に一番起こりうる問題は、以下だと思います。
- 時間が合わなくてなかなか予約ができない
- 電話が込み合っていて全然予約ができない
しかし、24時間365日いつでもどこでも、パソコンやスマートフォンから予約ができるネット予約システムなら、患者さまもスムーズに予約ができるため、初診の患者さまも獲得しやすくなります。
また、混雑状況の把握や待ち時間の短縮により患者さまの満足度が上がれば「また来よう」と思ってもらえるため、再診率アップにも効果的です。
予約システム「 STORES 予約 」の歯科におすすめの5つの機能
ネット予約システムにはさまざまな種類がありますが、歯科での導入には STORES 予約 がおすすめです。
STORES 予約 には豊富な機能が搭載されているので、予約や決済の自動化以外にも、運営状況に合わせた活用が可能です。
ここでは、STORES 予約 で利用できる歯科向けのおすすめ機能をご紹介します。
なお、予約システム・ツールについては、おすすめの予約システム15選の記事や、予約システム・ツールの機能・料金を徹底解説の記事でご紹介していますので、こちらの記事を参考にしてください。
予約受付・キャンセル・変更期限
予約受付時間、キャンセル期限を設定することで、柔軟な受け付け対応が可能です。もちろんすべて自動化されるので、受付業務の負担は大幅に削減されます。
また、急なキャンセルや日程変更についても自動で対応できるため、キャンセルの対処でほかの業務が疎かになったり、キャンセルし忘れたりといったミスもなくなります。
ネット決済
STORES 予約 では、インターネット上で支払いを完了させることが可能です。
予約時にクレジットカード決済を実施すれば、患者さまが来院前に事前に支払いを完了させることができます。
新型コロナウイルスで不安なご時世の中、受付での人との接触を抑えることができ、無断キャンセルや支払い漏れの予防にもなります。
もし万が一予約がキャンセルになってしまった場合も、キャンセル期限内であれば自動的に返金が可能。会計業務を限りなくゼロに近づけることができます。
顧客管理
顧客管理は、予約が入ると患者さまのカルテが自動作成される機能です。
予約時に患者さまが入力した名前や住所、年齢、電話番号といった情報がそのまま反映され、引越しなどで情報に変更があった際も自動で更新されます。そのため、病院側で入力する手間が省けます。
また、患者さまの予約や来院の履歴が確認できる他、来店時の情報を書き込むことも可能。予約や決済履歴を紐づけたり、カルテをもとにメールを送信したりすることもできます。
リマインドメールの送付
STORES 予約 なら、予約日の前にメール、もしくはSMSを送信することができます。
送信するタイミングは1日前、1週間前などと複数の条件から選択が可能です。送信後も閲覧の有無や開封率を確認することができます。
リマインドメールを送ることによって、患者さまの予約忘れを解消できたり、事前準備事項や、当日の注意事項を自動的にアナウンスが可能です。
検索・予約サイト「Coubic」に掲載
250万人以上のお客さまが利用している検索・予約サイト「Coubic」に掲載されるため、新規集客を見込むことが可能です。
より多くのお客様にサービスについて知ってもらえるだけでなく、そこから患者さまは簡単にネット予約を行えます。
また、その他のクーポンサイトなどに頼らずに自ら集客を実現するためのツールも豊富です。メッセージ等による来店促進が可能になったり、また、>予約・会員アプリ Coubic (クービック)で患者さまは簡単にサービスにアクセスできるようになります。
STORES 予約 の歯科への導入事例
ここでは、実際に STORES 予約 を導入していただいている、歯科医をご紹介いたします。
安田歯科・矯正歯科医院
福岡県筑紫野市にて、一般歯科はもちろん『矯正』『口腔外科』の治療も可能な安田歯科・矯正歯科医院さま。予約カレンダー機能をご利用いただいています。
Pearly White (パーリーホワイト)
東京都立川市にて、ホワイトニング＆オーラルケアを専門に施術を行っているPearly White (パーリーホワイト)さま。スタッフ指名予約機能をご利用いただいています。
無料から使える STORES 予約 がおすすめ
ネット予約システムには予約・決済業務の効率化、患者さまの満足度向上、集客・営業促進、といったメリットがあり多くの歯科で導入が進んでいます。
180以上の業種に対応できる STORES 予約 であれば、一般的な歯科はもちろん、特殊な運営方法を用いている病院であっても柔軟に対応させることが可能です。
STORES 予約 の導入は簡単かつ費用無料で始められるので、この機会にぜひ導入を検討してみてください。
